ACORDADA 728/2011 • CORTE SUPREMA DE JUSTICIA (CSJ) • 2011/10/18 • PY/LEGI/0CB9
VigenteACORDADA2011CORTE SUPREMA DE JUSTICIAPY/LEGI/0CB9
Tribunal de Cuentas -- Aprobación del Manual de Organización y Funciones y el Manual de Gestión Administrativa del Tribunal de Cuentas
En la ciudad de Asunción, Capital de la República del Paraguay a los dieciocho días del mes de octubre del año dos mil once, siendo las doce horas, estando reunidos en la Sala de Acuerdos de la Corte Suprema de Justicia, el Excmo. Señor Presidente Dr. Luis María Benítez Riera, y los Excmos. Señores Ministros Doctores, Antonio Fretes, Miguel Oscar Bajac Albertini, Gladys Ester Bareiro de Módica, Sindulfo Blanco, César Antonio Garay, Víctor Manuel Núñez Rodríguez, Alicia Beatriz Pucheta de Correa y José Raúl Torres Kirmser, ante mí, el Secretario autorizante. DIJERON: En el marco del proceso integral de modernización del sistema de administración de justicia se percibió la necesidad que el Tribunal de Cuentas cuente con un Manual de Organización y Funciones y un Manual de Gestión Administrativa. El Manual de Organización y Funciones del Tribunal de Cuentas es un instrumento normativo, funcional que tiene por finalidad ordenar, uniformar y sistematizar la organización y las funciones no jurisdiccionales del citado Tribunal. El Manual de Gestión Administrativa del Tribunal de Cuentas contiene una descripción ordenada y armonizada del procedimiento que se debe llevar adelante en el mismo, desde el ingreso de un caso hasta su conclusión. El artículo 3° de la Ley N° 609/95 "Que organiza la Corte Suprema de Justicia" establece en su inc. b) como deberes y atribuciones de la misma, "dictar su propio reglamento interno, las acordadas y todos los actos que fueren necesarios para la mejor organización y eficiencia de la administración de justicia". LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA ACUERDA:
Art. 1
Art. 1º.- Aprobar el Manual de Organización y Funciones, con 17 (diecisiete) fojas y el Manual de Gestión Administrativa del Tribunal de Cuentas, con 30 (treinta) fojas, anexos a la presente Acordada, que entrarán en vigencia a partir del 1 de noviembre de 2011.
Art. 2
Art. 2º.- Anotar, registrar, notificar.
Ante mí:
Paraguay - 2011
Indice de Contenidos - Título - Número de Página
I- INTRODUCCION - 3
II- LINEAMIENTOS GENERALES PRINCIPALES - 5
III-PROCEDIMIENTO GENERAL - 6
IV- MEDIDAS CAUTELARES - 25
V- EXCEPCIONES - 28
I-INTRODUCCION
Este Manual de Gestión presenta los procedimientos que se deben seguir en el Tribunal para la atención y resolución de los asuntos que sean de su conocimiento, de conformidad con su ámbito de competencia según la legislación vigente y en atención a lo que dispone el Manual de Organización Funciones.
Constituye, en resumen, una descripción ordenada y armonizada en forma general de los pasos que se debe realizar desde el ingreso de los casos hasta su conclusión. Representa, en términos administrativos, el "cómo" se ejecutan las funciones contempladas en el Manual de Organización y Funciones, que representa el "qué" de la organización.
Este Manual es una herramienta de tipo administrativo que habrá de contribuir a identificar los diferentes procedimientos de gestión del Tribunal Contencioso Administrativo; permite conocer la unidades responsables y los productos de cada paso del procedimiento; describe de manera simple y continuada los pasos del protocolo de funcionamiento; provoca certeza en todo el personal para el desarrollo de sus funciones porque estandariza el procedimiento y mejora la certeza jurídica.
Los procedimientos se han establecido tomando en cuenta también las funciones que debe de realizar cada Unidad dentro de la nueva organización funcional propuesta y aprobada.
Su observancia favorece el desempeño institucional, el desempeño personal, el control de gestión y la transparencia y efectividad del servicio judicial visto como un servicio que propende a la buena justicia.
Art. 2
1 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir el expediente remitido por la Mesa de Entrada de Tribunales de Apelación y Tribunal de Cuentas.
2 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Verificar el número de fojas del expediente con la información que se indica en el cuaderno de Mesa de Entrada.
3 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Firmar cuaderno de Mesa de Entrada dando por recibido el expediente.
4 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Estampar el sello de cargo en el escrito presentado por el ente demandado con que acompaña los antecedentes administrativos, y completar el mismo con la indicación del día y hora de recepción en la Secretaría del Tribunal, para la firma del Secretario Actuario.
5 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Completar la carátula y proceder a realizar el armado del expediente registrándolo en el libro de entradas.
6 Secretario de Sala -Firma y sello de cargo y autenticación de documentos.
Trámite Inicial
- Antecedentes administrativos
Unidad Responsable Descripción Observaciones
1 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Redactar el proyecto de Providencia y el Oficio de conformidad a la Ley (Art. 374 C.P.C.), bajo la supervisión del Secretario Actuario.
2 Presidente y Secretario de Sala -Firmar la Providencia en un ejemplar y el Oficio en tres ejemplares.
3 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Incorporar a la carpeta de archivo de oficios de la Secretaria una copia del Oficio emitido y colocar el expediente en el casillero correspondiente.
4 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Entregar el original del Oficio a la parte actora, quien deja en el expediente, con su firma, constancia de su retiro. Una vez retirado el oficio, éste deberá ser debidamente diligenciado y agregado al expediente. Nota: El demandado dispone de diez días a partir de la recepción del oficio para remitir los antecedentes administrativos.
Art. 2
- Redactar el proyecto de Providencia y Oficio por los cuales se reitera al ente demandado la solicitud de remisión, en el plazo de 5 días, de los antecedentes administrativos relacionados con el acto administrativo objeto de la demanda, bajo apercibimiento de la constitución del Secretario de Sala para el secuestro de los antecedentes administrativos, bajo la supervisión del Secretario Actuario.
13 Presidente y Secretario de Sala -Firmar la Providencia
c) Si ente demandado no remite nuevamente los antecedentes administrativos en el plazo fijado, por segunda vez.
14 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir de la parte actora nuevo escrito por el cual solicita que se ordene el secuestro de los antecedentes administrativos. La solicitud de la parte actora debe estar acompañada de la constancia de recepción del Oficio por el ente demandado donde conste el nuevo incumplimiento del plazo otorgado.
15 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Redactar el proyecto de Providencia y el Oficio por los cuales se ordena el secuestro de los antecedentes administrativos en la sede del ente demandado, y se comisiona al Secretario de Sala para su diligenciamiento, bajo supervisión del Secretario Actuario.
16 Presidente y Secretario de Sala -Firmar la Providencia
17 Secretario de Sala -Se constituye en la sede del ente demandado y procede a secuestrar los antecedentes administrativos relacionados con el objeto de la demanda, labrando el Acta correspondiente, la que se debe agregar al expediente.
18 Secretario de Sala -Agregar al expediente luego de que se ordene por parte del Presidente y rubrica del escrito correspondiente los antecedentes administrativos secuestrados.
- Traslado de la demanda
Unidad Responsable Descripción Observaciones
19 Unidad de Notificaciones -Elaborar conforme a la ley a petición de la parte actora, la Cédula de Notificación de la Providencia por la cual se corre traslado de la demanda a la parte demandada, bajo la supervisión del Secretario Actuario
Art. 2
28 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir escrito por el cual la parte actora contesta el traslado de los documentos presentados por la parte demandada. Agregar el escrito al expediente.
29 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Estampar el sello de cargo en el escrito y completar el mismo con la indicación del día y hora de su recepción, para la firma del Secretario Actuario.
30 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Redactar el proyecto de Providencia por la cual se tiene por contestado el traslado de los documentos, bajo la supervisión del Secretario Actuario.
31 Presidente y Secretario de Sala -Firmar la Providencia
- Si la parte actora no contesta en tiempo el traslado de los documentos
32 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir escrito por el cual la parte demanda solicita se dé por decaído el derecho dejado de usar, por la parte actora por no haber contestado en tiempo el traslado de los documentos.
33 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Estampar el sello de cargo en el escrito y completar el mismo con la indicación del día y hora de su recepción, para la firma del Secretario Actuario.
34 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Redactar el proyecto de Providencia por la cual se dispone que el Secretario de Sala informe al Tribunal si ha transcurrido el plazo para contestar el traslado de los documentos sin que haya sido contestado, bajo supervisión del Secretario Actuario.
Art. 2
3 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Redactar el proyecto de A.I. por la cual se ordena la apertura del período probatorio por el plazo máximo de 40 días (Art. 253 del C.P.C.), bajo supervisión del Secretario Actuario.
4 Miembros de Sala -Firmar el A.I.
Notificación
5 Unidad de Notificaciones -Notificar a las partes el A.I. que ordena apertura del período probatorio, de conformidad con las opciones para el procedimiento de notificación.
Recepción de escritos del ofrecimiento de las pruebas:
6 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir los escritos por los cuales las partes ofrecen sus pruebas.
7 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Estampar el sello de cargo en los escritos y completar los mismos con la indicación del día y hora de su recepción, para la firma del Secretario Actuario.
8 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Redactar el proyecto de Providencia de conformidad a la Ley y el planteamiento de las partes por la cual se admiten las pruebas ofrecidas por las partes dentro del plazo de ley y se ordena su diligenciamiento; o redactar Providencia por la cual no se admiten las pruebas ofrecidas, bajo la supervisión del Secretario Actuario.
9 Presidente y Secretario de Sala -Firmar la Providencia
- Diligenciamiento de pruebas: -Prueba confesoria
10 Secretario de Sala y Unidad de Notificaciones
- Elaborar -a petición de la parte que lo solicite- el proyecto de Providencia conforme a la Ley por la cual se señala audiencia para la absolución de posiciones. Diligenciar la Cédula de Notificación conforme a las leyes procesales vigentes. Agregar al Expediente la Cédula de Notificación debidamente diligenciada. Anotar en el cuaderno el diligenciamiento y la agregación de la cédula.
Art. 2
Prueba documental:
Las partes deben acompañar la prueba documental que tuvieran en su poder al momento de promover o contestar la demanda. Si no la tuviere a su disposición la individualizará indicando su contenido, el lugar, archivo, oficina pública o persona en cuyo poder se encuentra. En este caso a petición de parte, se librarán los oficios correspondientes.
20 Secretario de Sala
- Elaborar -a petición de la parte que lo solicite- el proyecto de providencia por la cual se intima a la otra parte o a un tercero a presentar el documento obrante el su poder, en el plazo que el Tribunal determine.
21 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir de las partes o del tercero notificado el documento a cuya presentación fue (ron) intimado(s), poniendo el sello de cargo y completar el mismo con la indicación del día y la hora de recepción, para la firma del Secretario Actuario.
22 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Agregar la copia autenticada del documento al expediente.
23 Secretario del Tribunal -Autenticar la copia del documento presentado y devolver el original.
Prueba testimonial
24 Secretario de Sala
- Elaborar -a petición de la parte que lo solicite- el proyecto de Providencia por la cual se señalan audiencias para declaraciones testificales.
25 Unidad de Notificaciones -Agregar el original de las Cédulas de Notificación diligenciadas. Anotar en el cuaderno el diligenciamiento y la agregación de la cédula.
Art. 2
35 Secretario de Sala -Elaborar -a petición de la parte que lo solicite-el proyecto de Providencia por la cual se corre traslado a la otra parte por el término de 3 días, del escrito de ofrecimiento de la prueba pericial, bajo supervisión del Secretario Actuario.
36 Presidente y Secretario de Sala -Firmar la Providencia.
37 Unidad de Notificaciones -Agregar al Expediente el original de la Cédula de Notificación diligenciada y Anotar en el cuaderno el diligenciamiento y la agregación de la cédula
Opciones conforme a la contestación del traslado del ofrecimiento de la prueba pericial:
Conforme a la Contestación del traslado del ofrecimiento de la prueba pericial el Tribunal resolverá de acuerdo a la Ley y los funcionarios correspondientes actuaran en consecuencia.
Prueba de reconocimiento Judicial
38 Unidad de Trámite Documental (UTD) Elaborar -a petición de la parte que lo solicite- el proyecto de Providencia por la cual se ordena el reconocimiento judicial de lugares o cosas. Bajo supervisión del Secretario Actuario.
39 Unidad de Notificaciones -Diligenciar la Cédula de Notificación en el domicilio de la parte que corresponda, entregando copia de la misma.
40 Unidad de Notificaciones -Agregar el original de la Cédula de Notificación diligenciada al Expediente y Anotar en el cuaderno el diligenciamiento y la agregación de la cédula
41 Presidente de Sala y Secretario de Sala -Realizar el reconocimiento judicial labrando el Acta correspondiente, la que deberá ser firmada por el Presidente de la Sala, el Secretario de la Sala y las partes que asistan, sin perjuicio de otro Miembro del Tribunal que también este presente.
42 Secretario de Sala -Agregar el Acta del reconocimiento judicial al expediente.
Prueba de reproducción y exámenes
En el caso en que se ofrezca la prueba de reproducciones y exámenes debe aplicarse, según corresponda lo establecido para la prueba pericial - o para la prueba de reconocimiento judicial.
Prueba de informes
43 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Redactar los oficios por los cuales se solicitan los informes, bajo supervisión del Secretario Actuario.
Art. 2
Suspensión del plazo para alegar
De conformidad con el Art. 380 del CPC las partes podrán pedir la suspensión del plazo para alegar. La solicitud deberá ser presentada dentro del 3 días de notificada la Providencia por la que se declaró el cierre del período probatorio. La Unidad de Recepción y Atención al público (URAP), la Unidad de Trámite Documental (UTD), el Secretario de Sala, los Miembros del Tribunal y la Unidad de Notificaciones (UN), tramitarán el planteamiento y resolverán conforme a las disposiciones legales aplicables.
Unidad Responsable Descripción Observaciones
Opciones para resolver el pedido de suspensión del plazo para alegar. Previa desinsaculación entre los Miembros del tribunal para la respectiva pre opinión y dictado de la Resolución correspondientes podrían darse los siguientes casos según vemos a continuación:
a)De hacer lugar al pedido de suspensión del plazo para alegar y ordenar el diligenciamiento de las pruebas pendientes
En este caso, luego del dictado del A.I. pueden darse las opciones siguientes:
1) Si se interponen recursos contra el A.I. En este caso se recibe el escrito por el cual una de las partes interpone recursos contra el A.I. que hace lugar o rechaza el pedido de suspensión del plazo para alegar.
1.a Redactar el A.I. por la cual se conceden los recursos y se ordena la remisión del expediente a la Corte Suprema de Justicia.
1.b Remitir el expediente a la Corte Suprema de Justicia bajo constancia de remisión en Cuaderno Interno.
2) Si no se interponen recursos de Apelación y Nulidad contra el A.I. En este caso el A.I. quedará firme y se prosigue con el procedimiento estipulado en el trámite del "Diligenciamiento de pruebas" del período probatorio, conforme a las pruebas que correspondan.
Art. 2
4 Secretario de Sala -Verificar que todas las partes estén notificadas del fallo correspondiente. Si no están todas notificadas antes de resolver la concesión o negación del Recurso interpuesto se dispondrá de la Notificación faltante de conformidad al Art. 385 C.P.C
5 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Redactar el proyecto de A.I. por la cual se conceden los recursos de Apelación y Nulidad y se ordena la remisión del expediente a la Corte Suprema de Justicia, bajo supervisión del Secretario Actuario
6 Miembros de Sala -Firman el A.I.
7 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Remitir el expediente a la Corte Suprema de Justicia bajo constancia de remisión en Cuaderno Interno.
8 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Una vez resueltos los recursos interpuestos, recibe de la Corte Suprema de Justicia el expediente respectivo.
Unidad Responsable Descripción Observaciones
9 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Estampar el sello de cargo en la última foja del expediente y completar el mismo con la indicación del día y hora de su recepción, para la firma del Secretario Actuario.
10 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Redactar el proyecto de Providencia por la cual se tiene por devuelto el expediente al Tribunal, bajo supervisión del Secretario Actuario.
11 Presidente y Secretario de Sala -Firmar la Providencia.
12 Secretario de Sala y Unidad de Notificaciones -Notificar la Providencia a las partes de conformidad con las opciones para el procedimiento de notificación señalado precedentemente.
13 Secretario de Sala y Unidad de Notificaciones -Agregar al expediente el original de las cédulas de notificación diligenciadas, o las notas de notificación labradas según sea el caso.
IV- MEDIDAS CAUTELARES
Art. 2
10 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Redactar el proyecto de la Providencia por la cual se da por decaído el derecho dejado de usar por la parte demandada por no haber contestado en tiempo la vista; se llama "Autos para resolver".
Trámite ante el Tribunal de Cuentas cuando la Resolución ya fue resuelta por la Corte Suprema de Justicia
Unidad Responsable Descripción Observaciones
1 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir de la CSJ el expediente con la resolución de los recursos.
2 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Estampar el sello de cargo en la última foja del expediente y completar el mismo con la indicación del día y hora de su recepción, para la firma del Secretario.
3 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Redactar el proyecto de la Providencia por la cual se tiene por devuelto el expediente al Tribunal, bajo supervisión del Secretario Actuario.
4 Presidente y Secretario de Sala -Firmar la Providencia
5 Secretario de Sala y Unidad de Notificaciones -Notificar la Providencia a las partes de conformidad con las opciones para el procedimiento de notificación señalado precedentemente.
V.- EXCEPCIONES
En el caso de que el actor, dentro del plazo de 18 días para contestar la demanda, oponga excepciones de previo y especial pronunciamiento, se seguirá el procedimiento siguiente, ya sea para una o más excepciones, interrumpiéndose el plazo para contestar la demanda.
Recepción del Escrito y Trámite Procesal Inicial
Unidad Responsable Descripción Observaciones
1 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir escrito por el cual la parte demandada opone una o más excepciones.
Opciones:
a) Si la otra parte contesta el traslado
b) Si la otra parte no contesta el traslado
a) Si la otra parte contesta el traslado
- Si contesta el traslado se imprime trámite legal correspondiente.
Art. 2
II- El Manual
Para que una función organizacional exista y para que ésta sea significativa a su entorno y a los usuarios de ésta, debe considerar e incorporar al menos: objetivos cuantificables, como consecuencia de un trabajo planificado; un acabado concepto de las principales actividades; y un ámbito claro y conciso para la toma de decisiones y para el ejercicio de la autoridad, a fin de que cada persona que forma parte de ella -de la organización- tenga claro y sepa cuál es su ubicación especifica en la estructura, qué funciones debe cumplir, qué autoridad le asiste a su cargo, quien es su superior, quien(es) su subalterno(s) y, en general, que funciones poder realizar para que la organización logre sus objetivos.
En este Manual se concibe la organización formal en el sentido de una estructura de funciones; se considera ésta como el agrupamiento de las actividades necesarias para lograr objetivos, la asignación de cada grupo a un jefe con autoridad para dirigirlo y supervisarlo, y el establecimiento de las medidas necesarias para entablar una coordinación y comunicación horizontal y vertical.
El diseño pretende que la organización funcional del TCA se caracterice: por tener una estructura organizacional clara, sencilla y más horizontal que vertical, en la que cada cual tenga plenamente identificadas sus funciones. Porque cada persona debe conocer quien ha de hacer cada cosa, y quien es el responsable por el resultado. Por tener capacidad para identificar y resolver preventivamente obstáculos que a causa de confusión, desconocimiento e incertidumbre en la asignación de responsabilidades o en la ubicación dentro de ella impida la ejecución oportuna y eficaz de las tareas. Por proporcionar una red de comunicación clara para la toma de decisiones; por reflejar y dar apoyo al cumplimiento de los objetivos del TCA y de la función judicial en general; y finalmente, por ser transparente en su gestión y por tener la capacidad de actuar preventivamente para la detección de vicios e inconductas de su personal o para estimular y premiar su capacidad de gestión.
Art. 2
1.- Organigrama
ORGANIGRAMA FUNCIONAL DEL TRIBUNAL
POR SALA
2.- Unidades organizacionales del Tribunal:
1. Dos Salas de Tribunal
2. Dos Oficinas de Asistente de Presidencia
3. Dos Grupos de Asistentes Jurisdiccionales
4. Dos Secretarías de Sala
3.- Funciones
Funciones específicas de cada Unidad Organizacional
A) De la Presidencia de las Salas:
1. Representar a la Sala en reuniones y actividades en las que es requerido
2. Coordinar las tareas de planificación del Tribunal en forma conjunta con el Presidente de la otra Sala.
3. Elaborar, firmar y tramitar providencias.
4. Elaborar y firmar oficios
5. Organizar y supervisar las tareas del Asistente de Presidencia y de los demás funcionarios inferiores.
6. Coordinar las actividades de la Sala
7. Convocar a reuniones a los miembros de la Sala
8. Tramitar ante las autoridades administrativas del Poder Judicial solicitudes de insumos de oficina y otras necesidades.
B) De la Vice- Presidencia de las Salas:
1. Reemplazar al Presidente en caso de ausencia
C) De los Miembros de Sala
1. Participar en el acto de sorteo de expedientes para designar el magistrado pre-opinante.
2. Recibir y custodiar los expedientes asignados a su despacho para emitir voto de pre-opinante.
Art. 2
8. Asistir al Magistrado en la custodia y administración de los expedientes a su cargo.
9. Registrar el ingreso y salida de los expedientes en el sistema informático de registro y seguimiento de casos y en registros manuales.
10. Asistir al Magistrado en la clasificación y ordenamiento de los expedientes de acuerdo con la cuestión a resolver y/o la naturaleza del caso.
11. Elaborar estudios básicos de la situación procesal del expediente para uso del Magistrado.
12. Elaborar informes estadísticos trimestrales para el Magistrado del estado de situación de los expedientes a cargo del Magistrado y de los expedientes que salieron, con voto, de su despacho.
F) De los Secretarios de Sala
1. Dirigir al personal a su cargo.
2. Ejercer funciones de supervisión, disciplina y control de la calidad de las tareas del personal a su cargo.
3. Velar por la vigencia del orden, la disciplina y el buen desempeño de las funciones inherentes a cada cargo dentro de la Secretaría a su mando.
4. Controlar el cumplimiento del horario de entrada y salida del personal a su cargo.
5. Controlar la permanencia del personal a su cargo dentro de las oficinas durante el horario de trabajo.
6. Controlar el buen trato que debe dispensar al público el personal a su cargo.
7. Controlar el uso obligatorio del uniforme y de las tarjetas de identificación del personal a su cargo.
8. Conceder o denegar, con el visto bueno del Presidente de la Sala, las solicitudes de permisos, solicitudes de permiso, justificaciones de ausencias o de llegadas tardías y demás comunicaciones remitidas por los funcionarios a su cargo al Consejo de Superintendencia de la Corte Suprema de Justicia o a la Dirección de Recursos Humanos del Poder Judicial.
9. Elevar al Consejo de Superintendencia, con el visto bueno del Presidente de la Sala, las denuncias concernientes al incumplimiento de deberes del personal a su cargo.
Art. 2
23. Mostrar o exhibir los expedientes que se tramitan en la Secretaría a quienes tengan interés legítimo y así lo soliciten.
24. Custodiar los expedientes y documentos que tuviese a su cargo.
25. Entregar los expedientes a los Representantes Legales de las Partes con las formalidades legales según lo dispongan las leyes procesales.
26. Entregar los expedientes a los Representantes Legales de la Partes cuando lo disponga el Tribunal por Resolución escrita en casos no previstos por la Ley.
27. Remitir al Ministerio Público los expedientes en los casos que así lo ordene el Tribunal.
28. Elaborar cédulas de notificación.
29. Entregar al Ujier Notificador las cédulas de notificación para su diligenciamiento.
30. Intervenir con el Ujier Notificador en la anotación en el sistema de registro respectivo de las cédulas de notificación entregadas o devueltas.
31. Remitir al Archivo General del Poder Judicial en los dos primeros meses del año calendario los expedientes que deban archivarse.
32. Asistir a las audiencias que se fijen, redactar el acta de la audiencia y firmarla conjuntamente con el Magistrado.
33. Asistir a los acuerdos y refrendar el acta correspondiente conjuntamente con los magistrados del Tribunal.
34. Asistir a los actos de sorteo de expedientes para designar al Magistrado pre-opinante.
35. Redactar informes, notas y oficios.
36. Llevar un control de los plazos procesales de los expedientes en curso e informar a los Magistrados, de forma oportuna y expedita, del vencimiento de los plazos.
37. Informar oportunamente al juez o al tribunal que ha transcurrido el plazo para declarar la caducidad de la instancia en los procesos que ello corresponda.
Art. 2
- Unidad de Recepción y Atención al Público:
Asistir al Secretario bajo el control del Coordinador para/en:
1- Recibir expedientes remitidos por la Mesa de Entrada de los Tribunales de Apelación y del Tribunal de Cuentas de la Capital.
2- Poner cargos en los escritos y documentos que se reciban en la Secretaría del Tribunal.
3- Poner fecha y hora en los documentos que se reciben.
4- Organizar, caratular, foliar y mantener actualizado cada expediente a medida que se vaya formando con los escritos y documentos que se reciban, y con las actas, oficios y resoluciones que sobre el caso emita el Tribunal.
5- Custodiar los sellos del Tribunal.
6- Registrar el expediente en el Sistema de Registro de Entrada de la Secretaría.
7- Remitir expediente a la Sección de Estadística para su registro y devolución a la Secretaría.
8- Recibir expedientes de la Corte Suprema de Justicia.
9- Recibir escritos varios y documentos que presenten las Partes.
10- Recibir antecedentes administrativos.
11- Recibir correspondencia dirigida a la Sala.
12- Atender a quienes tengan interés legítimo y así lo soliciten, en la petición de mostrar o exhibir expedientes que se tramitan en la Secretaría
13- Recuperar el expediente exhibido y archivarlo en el sitio correspondiente.
14- Atender a profesionales y a las Partes para recibir escritos y documentos.
15- Atender a personas que concurren a audiencias citadas por el Tribunal.
16- Atender a personas que soliciten audiencia con los Señores Magistrados y el Señor Secretario.
Para el usuario del servicio la elaboración de este Manual le permitirá identificar con claridad, precisión y objetividad los pasos en el funcionamiento interno o, dicho de otra manera, en la gestión del Tribunal de Cuentas, para así poder tener una visión integral de cómo trabaja y por ende qué exigir.
Para el Magistrado y demás personal del Tribunal, y para el nuevo Magistrado o nuevo funcionario o funcionaria, este Manual constituye una guía de trabajo, contribuyendo con ello a la celeridad y transparencia del proceso.
Abreviaturas utilizadas
CSJ= Corte Suprema de Justicia
P= Providencia
A.I.= Auto Interlocutorio
S.D.= Sentencia definitiva
URAP= Unidad de Recepción y Atención al Público
UTD= Unidad de Trámite Documental
UN= Unidad de Notificaciones
CPC= Código Procesal Civil
II- LINEAMIENTOS GENERALES PRINCIPALES
1. Legalidad
Los procedimientos considerados en este manual están basados estrictamente en la legislación vigente a la fecha de su promulgación.
2. Obligatoriedad operativa
Los procedimientos incorporados en este manual son de acatamiento para los Magistrados y personal del Tribunal.
3. Uniformidad vs. Dispersión
Los procedimientos considerados en este manual son de carácter uniforme para todas las Salas del Tribunal para acatamiento de su personal.
4. Formalidad vs. improvisación
Los pasos considerados en este manual evitan la improvisación.
5. Sistematización vs. discreción
Los procedimientos considerados en este manual conforman un sistema de gestión siguiendo una "lógica de proceso" que da inicio con el ingreso del expediente al Tribunal remitido por la Mesa de Entrada, y que finaliza con la sentencia definitiva.
6. Alcance general
Procedimientos de gestión de despacho judicial para el Tribunal Contencioso Administrativo, como complemento al Manual de Organización y Funciones de este Tribunal, orientados a la atención y resolución de los casos que por leyes vigentes deban ser sometidos al Tribunal de Cuentas, conforme a la Ley.
III.- PROCEDIMIENTO GENERAL
Recepción y Registro del Expediente
Unidad Responsable Descripción Observaciones
a) Si ente demandado remite antecedentes administrativos en el plazo enunciado
5 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir los antecedentes administrativos remitidos por el ente demandado.
6 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Verificar el número de fojas
7 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Estampar el sello de cargo en el escrito presentado por el ente demandado con que acompaña los antecedentes administrativos, y completar el mismo con la indicación del día y hora de recepción en la Secretaría del Tribunal, para la firma del Secretario Actuario.
8 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Agregar al expediente los antecedentes administrativos y la nota de remisión, en donde conste el número de fojas de los mismos, dejando constancia si los mismos se agregan al expediente o el espacio físico en el que son archivados. Si los antecedentes administrativos son muy voluminosos los mismos no se agregan al expediente y se archivan en un casillero destinado a tal efecto.
9 Secretario de Sala -Redactar el proyecto de Providencia por medio de la cual se ponen de manifiesto en Secretaría los antecedentes administrativos por el plazo de 6 días y se corre traslado de la demanda a la parte demandada por el plazo de 18 días, bajo la supervisión del Secretario Actuario
10 Presidente y Secretario de Sala -Firmar la Providencia
b) Si ente demandado no remite en el plazo fijado los antecedentes administrativos.
11 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir de la parte actora el escrito por el cual solicita la reiteración del oficio por medio del cual se solicitaron inicialmente los antecedentes administrativos. Estampar el sello de cargo en el escrito y completar el mismo con la indicación del día y la hora de recepción para la firma del Secretario Actuario. La solicitud de la parte actora debe estar acompañada de la constancia de recepción del oficio por el ente demandado para la verificación del incumplimiento del plazo.
12 Unidad de Trámite Documental (UTD)
20 Unidad de Notificaciones -Diligenciar la Cédula de Notificación en el domicilio de la parte demandada, conforme a la ley, devolver y agregar la cedula de notificación al expediente. Nota: Las copias para traslado deben ser presentadas y agregadas al expediente por la parte actora, en el momento señalado por la ley.
La parte demandada contesta del traslado de la demanda dentro del plazo.
21 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir el escrito por el cual la parte demandada contesta el traslado de la demanda y los documentos si éstos fuesen presentados.
22 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Estampar el sello de cargo en el escrito, completar el mismo con la indicación del día y la hora de su recepción, agregar y foliar todo los documentos recibidos, para la firma del Secretario Actuario.
23 Secretario de Sala -Autenticar las copias de los documentos adjuntos al escrito cuyos originales son presentados por la parte demandada, quien luego los retira.
24 Secretario de Sala -Redactar el proyecto de Providencia por la cual se tiene por contestada la demanda y se corre traslado por 6 días a la parte actora de los documentos presentados con el escrito de contestación de demanda. (Art. 236 del C.P.C.), bajo la supervisión del Secretario Actuario.
25 Presidente y Secretario de Sala -Firmar la Providencia.
26 Unidad de Notificaciones -Elaborar a petición de la parte demandada y bajo la supervisión del Secretario Actuario la Cédula de Notificación de la Providencia por la cual se corre traslado a la parte actora de los documentos presentados con el escrito de contestación de demanda.
27 Unidad de Notificaciones -Agregar el original de la Cédula de Notificación diligenciada al Expediente y anotar en el cuaderno el diligenciamiento y agregación de la cédula.
- Si la parte actora contesta en tiempo el traslado de los documentos
32 Secretario de Sala -Emitir informe al Tribunal si ha transcurrido el plazo para contestar el traslado de los documentos sin que haya sido contestado.
34 Miembros y Secretario de Sala -Firmar el Auto Interlocutorio por el cual se da por decaído el derecho dejado de usar por la parte actora por no haber contestado en tiempo el traslado de los documentos.
- Período Probatorio
Pueden darse dos situaciones: a) que se declare la cuestión de puro derecho; b) que se ordene la apertura de la causa a prueba. El procedimiento se hará conforme a los artículos 241 y 243 del C.P.C. (según sea el caso).
- Declaración de puro derecho
Unidad Responsable Descripción Observaciones
1 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Redactar el Proyecto del A.I. por la cual el Tribunal resuelve declarar la cuestión de puro derecho y confiere un nuevo traslado a las partes por su orden (Arts. 241 y 242 del C.P.C.), bajo supervisión del Secretario Actuario.
2 Miembros de Sala -Firmar el A.I.
3 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Remitir el A.I. a la sección de estadística e incorporar al expediente el A.I. original
4 Unidad de Notificaciones Notificación del A.I. en las formas previstas en la Ley
Inicia trámite de recepción de escritos de réplica y dúplica.
5 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir los escritos de réplica y dúplica presentados por la parte actora y demandada, respectivamente.
6 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Estampar el sello de cargo en los escritos y completar los mismos con la indicación del día y hora de su recepción, para la firma del Secretario Actuario.
7 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Redacta el Proyecto de Providencia por la cual se llama a Autos para Sentencia. Bajo la supervisión del Secretario Actuario.
8 Presidente y Secretario de Sala -Firmar la Providencia.
9 Miembros de Sala -Dictan Sentencia correspondiente
- Apertura de la causa a prueba
Unidad Responsable Descripción Observaciones
1 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir el escrito que presente una de las partes por el cual solicita la apertura del período probatorio Obs.: La apertura a prueba también puede ser declarada de oficio por el Tribunal, conforme al Art. 243 del C.P.C.
2 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Estampar el sello de cargo en el escrito y completar el mismo con la indicación del día y hora de su recepción, para la firma del Secretario
11 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir de la parte que ofreció la prueba confesoria, el sobre cerrado que contiene el pliego de posiciones a tenor del cual deberá realizarse la absolución de posiciones. Estampar el sello de cargo en el sobre y en el escrito (si se presentase) y completarlos con la indicación del día y hora de su recepción, para la firma del Secretario Actuario.
12 Secretario de Sala -Redactar el proyecto de Providencia por la cual se ordena la agregación del sobre al expediente, bajo supervisión del Secretario Actuario.
13 Presidente y Secretario de Sala -Firmar la Providencia por la cual se ordena la agregación del sobre al expediente.
Audiencia
14 Presidente de Sala-Secretario de Sala- Unidad de Trámite Documental -Realizar la audiencia de absolución de posiciones labrando acta de la misma, la cual deberá ser firmada por el absolvente, el Presidente de la Sala, el Secretario de la Sala y los Representantes de las partes que estuvieron presentes. Esta se realizará de acuerdo al pliego de posiciones presentado en el sobre cerrado, por lo menos una hora antes de la fijada para la audiencia, o por medio de la formulación verbal de las posiciones durante la audiencia por el ponente.
15 Secretario de Sala -Agregar acta de la audiencia al expediente.
Audiencia no realizada-opción 1: por incomparecencia del absolvente
16 Secretario de Sala
- Redactar a petición de la parte que ofreció la prueba, la nota por la cual se deja constancia de la incomparecencia del absolvente a la audiencia para la cual fue notificado.
17 Secretario de Sala -Firmar la nota conjuntamente con la parte que ofreció la prueba.
Audiencia no realizada-opción 2: por no presentación del pliego de posiciones e incomparecencia del ponente.
18 Secretario de Sala
- Redactar a petición del absolvente, la nota por la cual se deja constancia de que no se ha agregado al expediente el sobre con el pliego de posiciones y que tampoco ha comparecido a la audiencia la parte que ofreció la prueba.
19 Secretario de Sala -Firmar la nota conjuntamente con el absolvente.
26 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir de la parte que ofreció la prueba testimonial el escrito que contiene el interrogatorio a tenor del cual deberán prestar declaración los testigos.
27 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Estampar el sello de cargo en el escrito y completarlo con la indicación del día y hora de su recepción, para la firma del Secretario Actuario.
28 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Redactar el proyecto de Providencia por la cual se ordena la agregación del escrito al expediente, bajo supervisión del Secretario Actuario.
29 Presidente de Sala-Secretario de Sala- Unidad de Trámite Documental (UTD)- -Realizar y rubricar las audiencias de declaración testifical labrando acta de las mismas, la cual deberá ser firmada por el testigo, el Presidente de la Sala, el Secretario de la Sala y los Representantes de las partes que estuvieron presente. Esta se realizará de acuerdo al interrogatorio presentado por la parte que ofreció la prueba antes o en el momento de la audiencia, y antes de iniciar dicho interrogatorio deberán formularse las preguntas establecidas en el Artículo 328 del CPC.
30 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Agregar acta de la audiencia al expediente, bajo la supervisión del Secretario Actuario.
Audiencia no realizada: -por incomparecencia del testigo.
31 Secretario de Sala
- Redactar a petición de la parte que ofreció la prueba, la nota por la cual se deja constancia de la incomparecencia del testigo a la audiencia para la cual fue notificado.
32 Secretario de Sala -Firmar la nota conjuntamente con la parte que ofreció la prueba.
Audiencia no realizada:- por no agregación del cuestionario e incomparecencia de la parte que ofreció la prueba.
33 Secretario de Sala
- Redactar, a petición del testigo, la nota por la cual se deja constancia de que no se ha agregado al expediente el cuestionario, y que tampoco ha comparecido a la audiencia la parte que ofreció la prueba.
34 Secretario de Sala -Firmar la nota conjuntamente con el testigo.
Nota: A solicitud de la parte que ofrece la prueba testimonial, en la providencia correspondiente se fijan audiencias supletorias En este caso si testigo no comparece a la primera audiencia puede hacerlo a la segunda. En ambos casos, si hay incomparecencia se sigue el procedimiento detallado precedentemente (Art. 320 C.P.C.).
Prueba pericial
44 Presidente y Secretario de Sala -Firmar los oficios en tres ejemplares
45 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Incorporar una copia de los oficios al expediente.
46 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Entregar el original de los oficios a la parte que solicitó los informes, quien deja en el expediente constancia de su retiro.
47 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir los informes remitidos por las entidades a quienes fueron solicitados.
48 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Estampar el sello de cargo en los informes recibidos y completarlos con la indicación del día y hora de su recepción, para la firma del Secretario Actuario.
49 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Agregar los informes al expediente.
50 Secretario de Sala y Unidad de Trámite Documental (UTD) -Redactar el proyecto de Providencia por la cual se ordena la agregación de los informes al expediente, bajo supervisión del Secretario Actuario.
51 Presidente y Secretario de Sala -Firmar la Providencia Final de diligenciamiento de pruebas
Unidad Responsable Descripción Observaciones
Cierre anticipado del período probatorio
Se resolverá según petición de las partes y conforme a su diligenciamiento documental, de acuerdo a las responsabilidades de la Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP), la Unidad de Tramite Documental (UTD) y el Secretario Actuario.
Cierre ordinario del período probatorio
Se resolverá según petición de las partes y conforme a su diligenciamiento documental, de acuerdo a las responsabilidades de la Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP), la Unidad de Tramite Documental (UTD) y el Secretario Actuario.
Recepción de memoriales alegatos (Opcional)
La presentación del memorial no es obligatoria. Si las partes no lo presentan, transcurrido el plazo, el expediente queda en estado de Autos para Sentencia. La Unidad de Recepción y Atención al público (URAP), la Unidad de Trámite Documental (UTD), el Secretario de Sala, los Miembros del Tribunal y la Unidad de Notificaciones (UN), tramitarán el planteamiento y resolverán conforme a las disposiciones legales aplicables.
Trámite de alegación de hechos nuevos
Cuando con posterioridad a la contestación de la demanda ocurriere o llegare a conocimiento de las Partes algún hecho que tuviere relación con la cuestión que se ventila, podrán alegarlo hasta 6 días después de notificada la providencia de Apertura a Prueba (Art. 250 C.P.C).
La Unidad de Recepción y Atención al público (URAP), la Unidad de Trámite Documental (UTD), la Unidad de Notificaciones (UN), el Secretario de Sala y los Miembros del Tribunal, tramitarán el planteamiento y resolverán conforme a las disposiciones legales aplicables.
Procedimiento de Desinsaculación
Todos los sorteos de preopinante deberán ser realizados semanalmente los días martes a las once horas en acto público y en presencia de los tres Miembros del Tribunal. En todos los casos el expediente será entregado al preopinante en el día. En su oportunidad, este emitirá su opinión que será remitida bajo recibo de gabinete y secretaría al Magistrado que le siga en el orden alfabético y así sucesivamente hasta contar con la opinión de los tres integrantes del Tribunal. El triplicado de la Resolución será elaborado por el Magistrado preopinante para dictar la decisión en el plazo de Ley.
Recursos contra la Sentencia.
Unidad Responsable Descripción Observaciones
1 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir escrito por el cual una de las partes interponen recursos de Apelación y Nulidad contra la S.D. que hace lugar o rechaza la demanda.
2 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Estampar el sello de cargo en el escrito y completar el mismo con la indicación del día y hora de su recepción, para la firma del Secretario Actuario.
3 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Agregar el escrito al expediente.
Las Medidas Cautelares suelen ser solicitadas en cualquier etapa del proceso. No obstante, en la generalidad de los casos, la solicitud de una medida cautelar se presenta en el mismo escrito de promoción de la demanda, por la cual debe ser tramitada dentro del expediente principal. No será admitida la tramitación de la misma a través de las compulsas.
Recepción de solicitud y trámite procesal inicial
Unidad Responsable Descripción Observaciones
1 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir escrito y estampar el sello de cargo y completar el mismo con la indicación del día y hora de su recepción, para la firma del Secretario Actuario.
2 Secretario de Sala y Unidad de Trámite Documental (UTD) -Redactar el proyecto de la Providencia y el Oficio y se le corre vista de la medida cautelar solicitada por la parte actora por el término de 5 días.
2 Presidente y Secretario de Sala -Firman la Providencia en un ejemplar y el Oficio en tres ejemplares.
3 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Entregar el original del Oficio a la parte actora, quien deja en el expediente constancia de su retiro.
Parte demandada contesta en tiempo la vista de la medida cautelar
4 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Recibir escrito por el cual la parte demandada contesta la Vista que se le corriera de la Medida Cautelar solicitad a por la parte actora.
5 Unidad de Recepción y Atención al Público (URAP) -Estampar el sello de cargo en el escrito y completar el mismo con la indicación del día y hora de su recepción, para la firma del Secretario Actuario.
6 Unidad de Trámite Documental (UTD) -Redactar el proyecto de la Providencia por la cual se tiene por contestada la vista; se llama a "Autos para resolver".
Parte demandada no contesta en tiempo la vista de la medida cautelar
7 Secretario de Sala -Informar que la otra parte no ha contestado la vista en el plazo dispuesto.
8 Presidente y Secretario de Sala -Firmar la Providencia.
9 Secretario de Sala -Emitir informe al Tribunal si ha transcurrido el plazo para contestar sin que la vista haya sido contestada.
b) Si la otra parte no contesta el traslado
- Si contesta el traslado se imprime trámite legal correspondiente.
PODER JUDICIAL
TRIBUNAL DE CUENTAS
MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES
Asunción - 2011
MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES
TRIBUNAL DE CUENTAS
PODER JUDICIAL
PARAGUAY
I- Introducción
El Manual de Organización y Funciones del Tribunal de Cuentas del Poder Judicial de Paraguay es un instrumento normativo/funcional que tiene por finalidad ordenar, uniformar y sistematizar la organización y las funciones del Tribunal; dar a conocer la estructura de las diferentes unidades que la componen; las funciones específicas de éstas, los niveles de responsabilidad y autoridad, las funciones delegadas y las relaciones de dependencia, de autoridad y de staff de y entre cada una de sus unidades.
Este Manual se aplicará al Tribunal de Cuentas del Poder Judicial de Paraguay (TCA) y a su organización.
Objetivos
- Representar la organización funcional de TCA como el agrupamiento de actividades de soporte necesarias para lograr los objetivos sustantivos de ese Tribunal.
- Asignar a cada funcionario y grupo funcional su ubicación, autoridad, tipo y cantidad de funciones en el contexto de la organización del Tribunal de acuerdo con la legislación vigente.
- Apoyar al TCA en sus propósitos de mejorar su gestión permanentemente y de hacer más eficiente el sistema de administración de justicia contenciosa administrativa.
- Identificar, reducir y superar los obstáculos que surjan a causa de confusiones e incertidumbre en la asignación de funciones y responsabilidades, en la identificación del tipo de funciones (de staff o de línea), en la clarificación, identificación y aplicación de niveles de autoridad; y en la delegación de funciones.
- Proporcionar una "red de trabajo" clara, de comunicaciones fluidas para la toma de decisiones que refleje y dé apoyo a los objetivos del TCA.
3. Estudiar los expedientes para emitir voto como pre-opinante.
4. Emitir el voto del pre-opinante.
5. Hacer llegar su voto a los demás miembros de la Sala para su adhesión o disidencia al voto emitido.
6. Recibir expedientes con los votos de los dos magistrados adhiriéndose, en su caso, ampliando el voto, o fundando su disidencia si es que lo tuviere.
7. Remitir a su asistente jurisdiccional para el copiado final de la sentencia con base a los votos emitidos, en los casos en que el mismo es pre-opinante.
8. Una vez copiada la resolución coordinar la firma de la misma por parte de los señores magistrados y del Secretario de la Sala.
9. En caso de haber recibido expedientes con un voto incorporar el suyo y remitirlos con su voto al tercer miembro.
10. En caso de haber recibido expedientes con dos votos incorporar el suyo y remitirlos al Magistrado pre-opinante para emitir sentencia.
11. Coordinar y supervisar el trabajo de sus asistentes jurisdiccionales.
12. Integrar expedientes por excusaciones, inhibiciones de otros Magistrados.
D) De los Asistentes de Presidencia de Sala
1. Organizar y administrar la agenda de la Presidencia de Sala.
2. Recibir, organizar, registrar y poner en conocimiento la correspondencia que ingrese para la atención y firma de la Presidencia de la Sala.
3. Dar trámite ordenado y oportuno a la correspondencia atendida y resuelta por la Presidencia de la Sala.
4. Recibir a las personas que visitan a los miembros de la Sala.
5. Dar curso y seguimiento a las solicitudes de insumos de oficina y otras necesidades físicas realizadas por el Presidente de la Sala a las autoridades administrativas del Poder Judicial.
E) De los Asistentes Jurisdiccionales
1. Asistir al Magistrado en la búsqueda de legislación, doctrina y jurisprudencia para la atención y resolución de los casos.
2. Asistir al Magistrado en el estudio de los casos.
3. Pasar en limpio -tipear- el texto definitivo de los votos (3) y de las Resoluciones en aquellos casos en que el Magistrado jefe sea el Magistrado pre-opinante.
4. Revisar la foliatura de los expedientes asignados al Magistrado jefe.
5. Incorporar al expediente los urgimientos presentados por las partes en Secretaría.
6. Entregar a los demás magistrados (2) los expedientes con el voto del pre-opinante y darle seguimiento hasta su regreso al despacho del Magistrado jefe, cuando éste es el pre-opinante, bajo constancia en un cuaderno destinado a este efecto.
7. Llevar un registro actualizado de los votos emitidos que están en trámite de emisión de voto -adhesión o disidencia- en los despachos de los demás magistrados (2) y mantener informado de su situación al Magistrado Jefe.
10. Abrir la oficina y mantenerla abierta al público durante toda la jornada oficial de trabajo.
11. Recibir escritos y documentos.
12. Poner cargos en los escritos y documentos que se reciban en la Secretaría del Tribunal.
13. Poner fecha y hora de recepción en los documentos que se reciben.
14. Dejar constancia en los documentos que se reciban cuando estos fueren presentados fuera del plazo establecido.
15. Dejar constancia en los escritos que se reciban cuando estos fueren presentados sin copias exigidas por la ley.
16. Suscribir documentos ordenados por el Tribunal.
17. Autenticar con su firma y sello las copias de los documentos originales presentados por las partes para su incorporación al expediente en trámite o que obren en el expediente.
18. Verificar que los escritos que se reciban en el Tribunal cuenten con la firma de abogado en los casos que corresponda.
19. Otorgar recibo de escritos y documentos recibidos cuando le sean solicitados.
20. Dar trámite inmediato a los escritos y documentos que reciba según corresponda.
21. Organizar, caratular, foliar y mantener actualizado cada expediente a medida que se vaya formando con los escritos y documentos que se reciban, y con las actas, oficios y resoluciones que sobre el caso emita el Tribunal.
22. Anotar en la parte superior del folio en que un acto o una diligencia judicial se prosigue, después de la intercalación el folio del expediente de donde el trámite proviene. Realizar las rectificaciones, anotaciones y correcciones relativas a la foliatura de los expedientes.
38. Refrendar las actuaciones, providencias, autos interlocutorios (AI) y sentencias definitivas (SD) emitidos por el Tribunal, así como también los oficios y demás documentos emitidos por el Tribunal.
39. Informar sobre las resoluciones que dicte el Tribunal a las partes que acudiesen a la Secretaría y redactar la nota de notificación cuando la parte lo solicite, firmando la misma con el recurrente.
40. Custodiar los sellos del Tribunal.
41. Custodiar la urna el sistema informático para sorteos.
42. Llevar en forma ordenada y actualizada los registros de ingreso y movimiento de expedientes del Tribunal y otros registros que establezcan los Reglamentos.
43. Elaborar y firmar junto con el Presidente del Tribunal las solicitudes de informe a la Contaduría General de los Tribunales sobre la existencia de fondos depositados a la orden de Tribunal en cuentas abiertas a nombre de juicios tramitados en el Tribunal.
44. Elaborar y firmar junto con el Presidente del Tribunal las órdenes judiciales para la extracción de fondos depositados a nombre de juicios tramitados en el Tribunal en el Banco designado para los depósitos judiciales.
45. Remitir oportunamente a la Oficina de Estadística del Poder Judicial los documentos que de acuerdo con la normativa pertinente deban registrarse en ella.
46. Mantener actualizado un registro estadístico informático de todas las gestiones de la Sala.
47. Rendir informes pormenorizados de gestión a los miembros del Tribunal cuando así se lo soliciten éstos.
48. Desempeñar las demás funciones asignadas a este cargo y establecidas en la Legislación Vigente.
49. Coordinar la actualización de la base de datos estadísticos de gestión.
50. Llevar registro estadístico de gestión.
Funciones de la organización interna de cada Secretaría de Sala
COORDINADOR DE LAS UNIDADES DE SECRETARIA.
Armonizar las tareas de las Unidades de Secretaría, buscando eficiencia y eficacia entre ellas, cumpliendo las instrucciones del Secretario, velando por el estricto cumplimiento de los deberes asignados a los funcionarios:
- Unidad de Trámite Documental
1- Elaborar, dar trámite y hacer seguimiento a providencias, autos interlocutorios, actas de audiencia y oficios relacionados con la tramitación de la demanda, medidas cautelares, excepciones e incidentes.
2- Remitir a la Sección de Estadística, para su registro, los AI y las SD dictadas por el Tribunal.
3- Remitir expedientes a la CSJ y dejar registro en la Secretaría.
4- Incorporar en las carpetas de archivo del Tribunal las Resoluciones, oficios y demás documentos emitidos por el Tribunal.
F.3.- Unidad de Notificaciones
1- Obrar conforme a las instrucciones del Secretario para la elaboración y diligenciamiento de las cédulas de notificación. Esta última tarea está a cargo del Ujier Notificador que integra esta Unidad.
2- Diligenciar las cédulas de notificaciones en el domicilio de las partes observando en su totalidad las disposiciones legales vigentes.
3- Dejar constancia en el original de las cédulas de notificación del diligenciamiento de las mismas.
4- Anotar las cédulas de notificación recibidas o devueltas en el sistema de registros respectivo, con intervención del Secretario.
5- Devolver debidamente diligenciadas las cédulas recibidas para practicar las notificaciones y agregar las mismas a los expedientes que correspondan.
6- Dar cuenta a los Secretarios de los inconvenientes que se le presenten en el desempeño de sus funciones.
7- Atender a las partes que solicitan sus servicios para el diligenciamiento de de cédulas de notificación.
8- Expedir recibo de los fondos recibidos para diligenciar cédulas de notificación.
Organigrama del Tribunal