DECRETO 4845/2020

Que el Paraguay como estado miembro del Centro Latinoamericano de Administración para el Desarrollo (CLAD) ha adoptado la Carta Iberoamericana de Gobierno Electrónico, la que en el capítulo segundo desarrolla el «Derecho al Gobierno Electrónico», estableciendo dentro de su alcance el derecho a: «Utilizar y presentar ante el gobierno o las administraciones públicas las resoluciones administrativas en soporte electrónico, así como los documentos administrativos electrónicos en las mismas condiciones que si fueran documentos en papel, así como poder remitirlas por medios electrónicos a la administración de que se trate», y el de «evitar la presentación reiterada ante la administración de documentos que ya obren en poder de la misma o de otra especialmente si son electrónicos, toda ello en el supuesto de que el ciudadano de su consentimiento para la comunicación de tales documentos entre administraciones y entre distintas dependencias de la misma administración, lo que supone acciones de interoperabilidad y simplificación registral». Que es considerado hoy un derecho del ciudadano el poder beneficiarse de las tecnologías de la información y comunicación para relacionarse con la administración pública, comprendiendo este derecho la exoneración de presentar documentación solicitada por el Estado, en cuanto la misma provenga de este. El servicio de Gestión de Documentos en Línea (GDL) es una plataforma tecnológica que permite que las instituciones u organismos del sector público adheridos, puedan obtener información en formato de documento, proveniente de otras instituciones públicas, en cuanto sean requeridas para la gestión de trámites, para ciudadanos o inherentes a los fines públicos que les competen, evitando requerir a estos la gestión, obtención y presentación de los documentos. Que asimismo, en un equilibrado resguardo a la gestión pública y sus mecanismos de control y rendición de cuentas la misma Carta reconoce entre sus Principios del Gobierno Electrónico el «Principio de legalidad» estableciendo que: «de forma que las garantías previstas en los modos tradicionales de relación del ciudadano con el gobierno y la administración se mantengan idénticas en los medios electrónicos. Los trámites procedimentales, sin perjuicio de su simplificación general, constituyen para todos los ciudadanos garantías imprescindibles. El principio de legalidad también comprende el respeto a la privacidad, por lo que el uso de comunicaciones electrónicas comporta la sujeción de todas las administraciones públicas a la observancia de las normas en materia de protección de datos personales». Que por tanto, la utilización de formatos digitales no desplaza la necesidad de dotar de debida formalidad a los trámites y gestiones públicas, sino que, mediante la equivalencia funcional y validez de los documentos digitales, que traen incorporados mecanismos de validación y seguridad, permiten traspasar los requerimientos formales y documentales exigidos en la normativa, al formato digitalizado. Que la Ley N° 4017/2010, «De validez jurídica de la firma electrónica, la firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico», en su título IV, «Del expediente electrónico y del trámite administrativo», y su modificatoria, Ley N° 4610/2012, sientan las bases para la utilización de mecanismos electrónicos, de forma total o parcial, para la tramitación de expedientes administrativos o judiciales, otorgando al expediente electrónico la misma validez jurídica que el expediente tradicional en formato papel, fijando las reglas para su utilización. La ley otorga, asimismo, igual valor probatorio y jurídico a los tramites y actos de carácter oficial tramitados con firma electrónica y firma digital, según el grado de confiabilidad que sea requerido (artículo 9º), los que tendrán equivalente valor funcional, probatorio y jurídico, adosándose una firma en las condiciones que allí se establecen.

Que la Ley N° 4679/2012, «De trámites administrativos», de acuerdo con su artículo 18, faculta a la utilización de medios electrónicos para los trámites y actuaciones administrativas previstos en dicha ley, estableciendo que su validez jurídica y valor probatorio serán idénticos a los de las actuaciones administrativas realizadas por medios convencionales. Que la Ley N° 6207/2018, «Que crea el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicación (MITIC)», en su artículo 4° inciso 6), tiene como uno de sus principios orientadores la «Masificación del Gobierno Electrónico: con el fin de lograr la prestación de servicios eficientes a todos los sectores de la sociedad las entidades públicas deberán adoptar todas las medidas necesarias para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y Comunicación en el desarrollo de sus funciones. El Gobierno Nacional fijará los mecanismos y condiciones para garantizar el desarrollo de este principio y en la reglamentación correspondiente, establecerá los plazos, términos y prescripciones, no solamente para la instalación de las infraestructuras indicadas y necesarias sino también para mantener actualizados y con la información completa, los medios e instrumentos tecnológicos». Que el Decreto N° 8709, de fecha 21 de marzo de 2018, que dispone la utilización obligatoria del Sistema de Intercambio de Información (SII) en las instituciones públicas, como mecanismo primario de interoperabilidad en el sector público, establece en el artículo 3° que las instituciones se abstendrán de solicitar a ciudadanos o personas recurrentes para la gestión de un servicia o tramite, datos, información o documentos que obren en poder o provengan de instituciones públicas interconectadas debiendo utilizar el SII y los servicios derivados del mismo a tal efecto, incluyendo el servicio de Gestión de Documentos en Línea (GDL). Que el citado decreto en el artículo 4° reglamenta la obligatoriedad de integración al Sistema de Intercambio de Información por parte de las instituciones públicas debiendo compartir a través de este información documentos y datos generados por sus reparticiones en el ejercicio de sus legítimas competencias así como todo sistema de captura o generación de datos, de utilidad para el funcionamiento del SII y los ciudadanos. Que la legislación y normativa vigente en materia de expediente electrónico, firma electrónica, firma digital y sistemas de interoperabilidad, que acompañan las disposiciones de la Ley N° 6562/20 objeto de reglamentación del presente decreto, conforman el marco legal necesario y propicio para que el sector público adopte las medidas que se establecen, utilizando los medios que definidos que permiten que en toda gestión y trámite público se reemplace el uso del papel por formatos digitales, no siendo óbice para ello el requerimiento de un formato por escrito, considerando la equivalencia funcional y jurídica que este formato reviste, bajo el marco legal existente. Que asimismo, el artículo 3° de la Ley N° 6362/2020 dispone que el Ministerio de Hacienda será el encargado de controlar que los respectivos presupuestos sean elaborados en el ámbito de los organismos comprendidos y que estén afectados al Presupuesto General de la Nación. Que por Dictamen N° 281/2020 de la Dirección General Jurídica del Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicación (MITIC), ha expresado su conformidad con el dictado del presente decreto. Que la Abogacía del Tesoro, dependiente del Ministerio de Hacienda, se ha expedido favorablemente en los términos del Dictamen N° 942, de fecha 3 de diciembre de 2020. Que asimismo, la Dirección de Asesoría Jurídica del Ministerio del Ambiente y Desarrollo Sostenible ha emitido su parecer, de conformidad con el Dictamen A.J. N° 3772/2020. Por tanto, en ejercicio de sus atribuciones constitucionales, EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DEL PARAGUAY Decreta:

Artículo 1º.- Objeta

El presente decreto tiene por objeto reglamentar la Ley N° 6562/2020 del 24 de junio de 2020, «De la reducción de la utilización de papel en la gestión publica y su reemplazo por el formato digital», la cual establece la obligatoriedad de utilización del servicio Gestión de Documentos en Línea (GDL) para todo el Estado, con el fin de reemplazar la utilización del papel en cualquier gestión publica, por el formato digital, estableciendo las pautas y procedimientos para su ejecución.

Art. 2°.- Alcance

Las disposiciones del presente decreto son de aplicación obligatoria para todos los sujetos alcanzados por el artículo 1° de la ley, citados a continuación:

a) Administración central, organismos descentralizados y entidades autárquicas;

b) Empresas y sociedades del Estado:

c) Gobernaciones y municipalidades;

d) Entidades que administren fondos del Estado; y

e) Toda otra autoridad administrativa pública.

Art. 3°.- Definiciones

a) Sistema de Intercambio de Información (SII): es una plataforma de interoperabilidad, que actúa como canal entre las instituciones y organizaciones del Estado para compartir información a través de interconexiones basadas en estándares de sistemas y base de datos dentro del sector público, separados y distribuidos físicamente. Es un servicio ya orientado a instituciones públicas, que permite a los servidores públicos encargados de gestionar los asuntos civiles, verificar en línea la información que necesita, provenientes de sistemas de otras instituciones, así como integrar dicha información a sus Sistemas existentes a través de mecanismos de integración y consulta.

b) Gestión de Documentos en Línea (GDL): es un servicio que se compone de una aplicación web integrada al SII, a través del cual se gestiona y obtiene en línea, documentos que disponen información proveniente de las instituciones integradas al SII, en un formato que permite y facilita su visualización y conocimiento, con el fin de optimizar la gestión y tramitación de los servicios públicos que se ofrecen a los ciudadanos o que se gestionan en las mismas para su beneficio.

c) Portal Único de Gobierno (PUG): es el portal del Estado paraguayo orientado al ciudadano, que consiste en una ventanilla única de acceso a toda la información, servicios y trámites ofrecidos por las instituciones del Estado en uno solo punto de acceso.

d) Carpeta ciudadana: es una carpeta virtual del ciudadano a través de la cual podrá gestionar y acceder a su información personal que se encuentra en las bases de datos del estado de manera integrada y segura, Para acceder a la carpeta ciudadana, debe contar con una identidad electrónica, que le permitirá acceder a varios trámites y servicios electrónicos.

Las plataformas y servicios definidos más arriba se encuentran en operación actualmente, regulados por resoluciones del MITIC, y podrán ser ampliados a otros servicios o plataformas.

Art. 4º.- Autoridades de aplicación según el ámbito de competencia

El Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicación (MITIC) es el encargado de reglamentar, ejecutar, coordinar, administrar, dirigir supervisar, optimizar y actualizar el registro, tramitación y gestión de digitalización de trámites y documentos en línea.

El Ministerio de Hacienda (MH) debe incorporar en el decreto de Lineamientos para la elaboración del Proyecto de Presupuesto General de la Nación de cada Ejercicio Fiscal, los criterios para la programación, formulación y presentación del anteproyecto de presupuesto de los Organismos y Entidades del Estado (OEE), mencionados en el artículo 2°, conforme con lo establecido en la Ley Nº 6562/2020 y en el capítulo III del presente decreto.

En lo relativo al sistema de reciclaje interno de los papeles utilizados, cada institución será responsable de disminuir el uso de papeles. El Ministerio del Ambiente y Desarrollo Sostenible (MADES) es el encargado de hacer cumplir las disposiciones de la Ley N° 3956/2009 de «Gestión Integral de los Residuos Sólidos en la República del Paraguay».

Las autoridades de aplicación podrán establecer los reglamentos necesarios para el cumplimiento de sus respectivas funciones.

Art. 5°.- Adhesión obligatoria a las plataformas

Los organismos públicos comprendidos en el artículo 2° del presente decreto, deberán integrarse al Sistema de Intercambio de Información (SII) para la adhesión y acceso al servicia Gestión de Documentos en Línea (GDL) como mecanismo de consulta, en cumplimiento de la Ley N° 6562/2020 y de acuerdo con los lineamientos técnicos dispuestos por el MITIC, que dará el soporte técnico necesario. Se dará prioridad a aquellos organismos públicos que generen información, datos o documentos digitales identificados por el MITIC como esenciales para la efectiva implementación de lo dispuesto en la ley de referencia.

Art. 6°.- Validez de los documentos provenientes del GDL

Los documentos consultados y generados mediante el servicio GDL tienen idéntica eficacia e igual valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel, en la medida que no requieran otras formalidades y estén en concordancia con su normativa aplicadle.

Los documentos reproducen con exactitud la información generada por las instituciones integradas al SII y garantizan su integridad, pudiendo validarse el contenido de los mismos a través de los medios de verificación en línea que lo integran, debiendo además ser accesibles para ulterior consulta, constando datos que permiten determinar su origen, fecha y hora de emisión.

Los organismos públicos adheridos al SIT y el servicio GDL no solicitarán a los recurrentes, datas, información o documentas que se encuentren disponibles en estas plataformas y sean de carácter gratuito o cuenten con la autorización del productor de la información en caso de ser onerosos.

Art. 7°.- Admisibilidad de los documentos digitales

Los organismos públicos alcanzados por la Ley N° 6562/2020 deben incorporar les documentos en formato digital que reemplacen documentos físicas y sean generados por el servicio GDL o Portal Único de Gobierno (PUG), en las respectivas gestiones, trámites y toda función administrativa que desempeñen, interna o externa, en reemplazo del formato papel, no pudiendo refutar su validez conforme con lo establecida en el artículo 6° del presente decreto, sea que hayan sido obtenidos por el propio organismo o provistos por el ciudadano o recurrente.

En caso de existir una disposición de carácter legal que exija el formato papel o por escrito, el requisito será cumplido mediante documento en formato digital que traiga incorporada una firma digital, que de conformidad con la Ley N° 4071/2010 y sus modificatorias, satisface plenamente tal exigencia, otorgando a los documentos en que se halla inserta, igual validez y efectos.

Art. 8º.- Trazabilidad y protección de datos personales

Cuando un organismo público acceda a datos personales de ciudadanos a través del servicio GDL, debe ser únicamente por medio del funcionario habilitado y responsable de las actuaciones administrativas ante la plataforma, en el marco de funciones de su estricta competencia y con directa relación al trámite o gestión que tramita el ciudadano, sea solicitado por este o realizada en su beneficio.

Los documentos generados deben mantener la trazabilidad de los datos personales y su protección. El MITIC garantizará el acceso a los mismos.

Art. 9º.- Adaptación de procesos y normativas para la utilización de documentos digitales

Los organismos públicos comprendidos en el artículo 2° adaptarán los procesos y normativas internas que impidan el reemplazo de documentos físicos en formato papel, haciéndolos consistentes con la Ley N° 6562/2020, la Ley N° 4071/2010 y sus modificatorias y el presente decreto.

El MITIC es el encargado de facilitar mecanismos tecnológicos de ser requeridos por los organismos especializados en la materia de auditoría y control de cuentas, para el cumplimiento de esta disposición.

Art. 10.- Elaboración del Plan de adecuación de digitalización de tramites

Todos los organismos públicos afectados a la ley y que se encuentran mencionados en el artículo 2° de este decreto, deberán elaborar un Plan de adecuación de digitalización de trámites, en cumplimiento de lo establecido en el articule 5° de la Ley N° 6562/2020, el cual debe contener:

(i) Identificación de los documentos en formato papel que son solicitados a los ciudadanos o recurrentes, así como aquellos que contienen información proveniente de otro organismo del sector público, que sean utilizados para cada una de las gestiones y trámites que realiza la institución, a fin de establecer su reemplazo por los datos y documentos que se encuentren disponibles en el SII y el servicio GDL;

(ii) Listado detallado de todos los trámites que realizan, tanto a nivel interno como externo, que tengan como beneficiarios directos a ciudadanos o recurrentes, indicando la legislación, normativa o regulación que los establece, así como toda otra disposición normativa que reglamente aspectos sobre los mismos y el tiempo máximo de resolución;

(iii) Políticas de ciberseguridad y seguridad de la información para la implementación de mecanismos de tramitación electrónica, teniendo en cuenta las Resoluciones emitidas por el MITIC al respecto;

(iv) Cronograma de digitalización de los procesos, su reglamentación y adhesión al servicio de GDL y al SII.

El listado mencionado en el inciso (ii) deberá adecuarse a los lineamientos establecidos por el MITIC. Además, deberá mantenerse actualizado en todo momento, comunicando los cambios al MITIC.

Art. 11.- Remisión e implementación del Plan de adecuación de digitalización de tramites

El plan de adecuación de digitalización de trámites, elaborado, debe ser remitido al MITIC dentro de los ciento veinte (120) días de la vigencia del presente decreto y deberá adecuarse a los lineamientos que este establezca.

El plan mencionado debe empezar a implementarse en el Ejercicio Fiscal 2021, conforme con el cronograma remitido y las acciones establecidas por cada organismo público.

Art. 12.- Incumplimiento del Plan de adecuación de digitalización de tramites

El titular de cada organismo público afectado asignará como responsable de la implementación del Plan de adecuación de digitalización de trámites en su institución, a un funcionario que ejerza funciones de Dirección General o equivalente, sin perjuicio de sus funciones.

Cada organismo público será responsable, mediante sus mecanismos de control internos y externos, de realizar una autoevaluación del cumplimiento de los lineamientos establecidos por el MITIC y de su Plan de adecuación de digitalización de trámites.

El MITIC implementará un tablero de control público en el cual se podrá visualizar el nivel de ejecución y cumplimiento del Plan de adecuación de digitalización de trámites por parte de cada organismo público, como mecanismo de transparencia e interacción participativa con la ciudadanía.

Art. 13.- Ajustes en el Presupuesto General de la Nación de los Ejercicios Fiscales 2021 y 2022

Conforme con lo dispuesto en el artículo 2° de la Ley N° 6562/2020 durante la ejecución del presupuesto aprobado para el Ejercicio Fiscal 2021, los OEE serán responsables de que las asignaciones o incrementos correspondientes al Subgrupo 330, específicamente en los Objetos del Gasto 331, 332, 333, 334 y 339, que fueron ajustados de acuerdo al criterio establecido en el citado artículo, mantengan el porcentaje de reducción del 30% (treinta por ciento), respecto a lo aprobado en la Ley de Presupuesto General de la Nación para el Ejercicio Fiscal 2020.

En la elaboración del presupuesto para el Ejercicio Fiscal 2022, las instituciones mencionadas en el art. 2 del presente decreto deben realizar los correspondientes ajustes, a fin de reducir en un cincuenta por ciento (30 %) el gasto del Subgrupo 330, específicamente en los Objetos del Gasto 331, 332, 333, 334 y 339. Igualmente deben controlar que las asignaciones o incrementos que puedan surgir posteriormente, en los mismos Objetos del Gasto del Clasificador Presupuestario aprobado por la Ley de Presupuesto, mantengan la proporción establecida.

Esta reducción deberá ser realizada tomando en cuenta los créditos presupuestarios aprobados por la Ley de Presupuesto para el Ejercicio Fiscal 2020, en dichos rubros.

Art. 14.- Inversión en Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC)

Del ahorro en gastos en los rubros mencionados en el artículo 13, el cincuenta por ciento (50 %) debe ser invertido por cada organismo público, en infraestructura, conectividad y software de TIC, directamente relacionados al cumplimiento de los objetivos de la Ley N° 6562/2020 y el presente decreto u otros lineamientos en materia de TIC establecidos por el MITIC.

Art. 15.- Lineamientos presupuestarios

El Ministerio de Hacienda deberá incluir en la propuesta de decreto que establece los lineamientos generales para los procesos de programación, formulación y presentación de los anteproyectos de presupuestos institucionales, los criterios establecidos en la Ley N° 6562/2020, y verificara que los anteproyectos remitidos por los OEE, para su consolidación, cumplan con lo establecido.

Art. 16.- Formato digital de estampillas y otros en soporte papel

El Ministerio de Hacienda reglamentará la utilización de mecanismos digitales con equivalencia funcional a las estampillas que deben ser insertadas en documentos públicos, así como otros formatos obligatorios existentes que impliquen la utilización del soporte papel para la emisión de documentos públicos, a fin de hacer viable la expedición, tramitación y gestión de los mismos en formato digital. El MITIC es el encargado de coordinar mecanismos tecnológicos, de ser requeridos para la realización de esta disposición.

Art. 17.- Deber de informar y cumplir con disposiciones del MADES

Los organismos públicos deberán informar al MADES el volumen de papel utilizado, a fin de identificar la reducción en su utilización e impacto al medio ambiente. Hasta tanto toda la documentación sea digital, los organismos públicos afectados a la ley que se reglamenta y al presente decreto deberán cumplir con las reglamentaciones emitidas por el MADES para la efectiva implementación de la Ley.

Art. 18.- Disposición final de papeles

Los organismos públicos deberán informar al MADES acerca de la disposición final que se hará de los documentos que ya han cumplido con el plazo de resguardo legal establecido. Se priorizará la conversión de estos a cartón u otras formas de reciclaje, siempre y cuando no hayan sido identificados como documentos clasificados o de seguridad.

La conversión o reciclaje de los papeles o documentos podrá ser realizada por empresas que deben contar con la Declaración de Impacto Ambiental y demás habilitaciones requeridas para prestar este servicio.

Art. 19.- El presente decreto será refrendado por el Ministro de Tecnologías de la Información y Comunicación y el Ministro de Hacienda.

Art. 20.- Comuníquese, publíquese e insértese en el Registro Oficial.