DISPOSICION TECNICO-REGISTRAL 1/2014 • DIRECCION GENERAL DE LOS REGISTROS PUBLICOS (D.G.R.P.) • 2014/07/08 • PY/LEGI/0EGJ
VigenteDISPOSICION TECNICO-REGISTRAL2014DIRECCION GENERAL DE LOS REGISTROS PUBLICOSPY/LEGI/0EGJ
Oficio -- Creación de la Oficina Inmobiliaria de Oficios Judiciales Electrónicos.
VISTAS: La Acordada N° 886 de fecha14 de abril de 2014, emitida por la Excma. Corte Suprema de Justicia “POR LA CUAL SE AUTORIZA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA EN LÍNEA DE INFORMES Y CERTIFICADOS DE ANOTACIONES PERSONALES DEL REGISTRO DE INTERDICCIONES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE LOS REGISTROS PÚBLICOS”. La Acordada N° 92/98 sobre “Reglamento Interno de la Dirección General de los Registros Públicos”, y, CONSIDERANDO: Que, por la reglamentación emitida por la Excma. Corte Suprema de Justicia resolvió autorizar el desarrollo e implementación de las Herramientas Informáticas: Informes en Línea de Anotaciones Personales y Oficios Electrónicos. Que, a fin de estructurar un trabajo coordinado y controlado de gestión interna registral respecto al procesamiento de Oficios Judiciales Electrónicos resulta pertinente habilitar en el ámbito de los Registros Inmobiliarios una oficina especial a la que se encomendará dicho trabajo. Que, la oficina de procesamiento de Oficios Judiciales Electrónicos deberá contar con procedimientos claros y precisos de gestión en aras a resguardar la seguridad jurídica y el cumplimiento de los principios regístrales vigentes. Por tanto, y de conformidad con lo establecido por el art. 2° de la Acordada N° 92/98, la, DIRECTORA GENERAL DE LOS REGISTROS PUBLICOS DISPONE:
Art. 1
Art. 1°. CREAR la OFICINA INMOBILIARIA DE OFICIOS JUDICIALES ELECTRÓNICOS, dependiente de la Dirección del Registro Inmobiliario, ad referendum de lo que pueda disponer el Excmo. Consejo de Superintendencia de la C.S.J., cuya función principal será la de despachar los oficios judiciales electrónicos que remitan a esta institución los juzgados habilitados en el proyecto judicial de referencia.
Art. 2
Art. 2°.
APROBAR la estructura organizacional y procedimientos que regirán dicha oficina, elevados por los funcionarios asignados como “Encargados” de la misma y que se adjunta a la presente como documento anexo. Este documento podrá ser modificado o ampliado con posterioridad por esta Dirección General a petición fundada de la Dirección del Registro Inmobiliario.
Art. 3
Art. 3°. VIGENCIA: La presente disposición entrará en vigencia a partir del día 08 de julio del corriente año.
Art. 4
Art. 4°.
ANOTESE como Disposición Técnico Registral N° 01/2014 y notifiquese a todas las secciones de la Dirección General de los Registros Públicos, a la Dirección del Registro Inmobiliario, a la Dirección General de Auditoría Interna, al Colegio de Escribanos del Paraguay, al Colegio de Abogados y a la Corte Suprema de Justicia, y archívese.
Oficina de Oficios Electrónicos
Organigrama
Encargados: César Javier Benítez Miranda C.I. N° 2.466.285
Karen Magali Apodaca Samaniego C.I. N° 4.851.222
Funcionarios: Martin Gerardo Cáceres Ramírez C.I. N° 3.525.382
Hugo Eduardo Estigarribia Ovelar C.I. N° 4.110.971
Rodrigo Da Rosa C.I. N° 2.488.135
Ulises Pereira Gaona C.I. N° 2.366.857
Larissa Agüero Sandoval C.I. N° 4.508.222
Nadia Alejandra Gaona C.I. N° 5.032.350
ACCESO A SISTEMAS INFORMÁTICOS:
- Los Funcionarios asignados a la Oficina de oficios Judiciales Electrónicos contarán con usuarios específicos para su Ingreso tanto al sistema informático de mesa de entrada y salidas de todas las secciones de inmuebles como al Sistema Informático Registral.
- Los mismos asumen las responsabilidades emergentes a dichos accesos informáticos de conformidad a las normas reglamentarias vigentes.
COORDINACIÓN CON EL ARCHIVO INMOBILIARIO:
- De conformidad al diagnóstico realizado en los distintos pisos del Archivo Inmobiliario, se observará el siguiente procedimiento para la solicitud, remisión y devolución de asientos regístrales:
* Las solicitudes de remisión y de devolución de asientos ser realizará, con todos los pisos del Archivo, a través de las planillas Excel, sirviendo dicho soporte informático como un buscador más ágil y dinámico de trabajo.
* La Oficina remitirá las planillas junto con los oficios impresos, debiendo las Jefaturas del Archivo inmobiliario incorporarlos dentro del registro o carpeta de la finca/matrícula solicitada asegurando su mayor agilidad.
Art. 4
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN INTERNA:
1. Como primer paso del proceso, los Encargados de la oficina deberán verificar en el sistema informático todos los trabajos ingresados en la fecha anterior, imprimir luego el oficio y su correspondiente contraseña entrada y, posteriormente, asignarlos a los funcionarios dependientes. Los documentos ingresados serán distribuidos equitativamente sin discriminar a que sección correspondan, de forma que los funcionarios trabajen con cualquier distrito de la República.
2. La Oficina habilitará un Libro de Entrada de Medidas Cautelares donde consignará, de manera correlativa y cronológica de conformidad a las disposiciones legales vigentes, todas las documentos ingresados con la individualización de su número de entrada, número del oficio respectivo, Juzgado y Secretaría, nombre completo del demandado, tipo de medida cautelar, número de inscripción y folio.
3. El funcionario que reciba los trabajos deberá clasificarlos por Distrito y verificar sobre cuantas fincas o matriculas ingreso el oficio, luego los ordenará conforme al Archivo al que correspondan.
4. Se realizará una sola planilla general diaria de solicitud de asientos registrales por cada Archivo del Registro Inmobiliario, la que será firmada por unos de los Encargados de la oficina. A dicha planilla se adjuntarán los respectivos documentos impresos los que además deberán contar con la firma y sello del funcionario para la identificación de asignación.
5. Recibido el asiento registral respectivo, el funcionario interviniente deberá calificar el oficio observando siempre el orden de prioridad en su entrada.
6. Cuando la calificación registral del documento sea positiva, el procedimiento a observarse será el siguiente:
Caso Medidas Cautelares (trabas de Embargos, Litis, Prohibición de Contratar e Innovar y levantamientos):
El funcionario interviniente deberá realizar el previo rastreo informático de la finca y/matricula en el sistema de mesa de entradas para luego proceder a su calificación registral.
De corresponder la anotación, consignará la toma de razón en el oficio respectivo con todos los datos de registración pertinentes y procederá a su firma y sello tanto en el clissé o toma de razón como en la anotación obrante en el asiento registral respectivo. Dicha anotación en el asiento se realizará mediante un sello especial que lo individualice como oficio electrónico.
Art. 4
Observación: Todas las medidas cautelares serán anotadas únicamente bajo sello, dejando de lado la práctica de utilizar la hoja del sellado, es decir, todas conformarán un único registro de medidas cautelares (registro que se llevará en paralelo a la que llevan las distintas oficinas del Registro Inmobiliario).
Caso Informe Judicial: El funcionario interviniente deberá cumplir con la requisitoria de información impartida por el juzgado aun cuando el titular de dominio de la finca o matricula no coincida con el mencionado en la carátula del juicio. No obstante, debe señalar ésta circunstancia al juez.
El informe será redactado en formato Word con un encabezado especial identificatorio de la Oficina de Oficios Judiciales Electrónicos. El funcionario imprimirá dicho informe y luego de firmarlo, compartirá el documento vía red interna al Encargado de la Oficina identificando el número de entrada, de finca/as y/o matricula/s y distrito a que corresponda.
Una vez recibido el documento procesado, el Encargado de la Oficina lo recalificará y, de corresponder, convertirá el archivo Word en formato PDF, para luego adjuntarlo al finalizar el documento en el sistema, comunicando al juez que adjunta el informe en el formato mencionado.
Caso Copias de asientos regístrales ordenadas judicialmente: el funcionario interviniente calificará el oficio. Si corresponde dar curso favorable, verificará si la finca o matricula se encuentra correctamente cargada y digitalizada. Descargará la imagen en formato PDF y adjuntándola al momento de la contestación en el sistema informático. Si la finca o matrícula no se encuentra cargada, la remitirá, a tales efectos, a la oficina de Digitación Masiva.
Una vez devuelto el asiento registral por la Oficina de Digitación Masiva, el funcionario lo enviará a la oficina de escaneo para su correspondiente digitalización.
Cumplido dichos procesos previos, deseará de la imagen en Formato PDF, que será adjuntada en la contestación al juez.
Observación: Las copias a las que refiere éste título son aquellas ordenadas durante el trámite de un juicio judicial ordinario ya que las que se formulan por derecho propio”, a pedido del respectivo interesado por causa de extravío, sustracción, pérdida, etc., seguirán siendo calificadas y despachadas por el Centro del Copiado.
* Siempre que resultare posible, la jefatura del archivo pertinente encarpetará la finca/matrícula a ser remitida a la Oficina de Oficios Judiciales Electrónicos. Esta técnica propende a impedir el entorpecimiento de la labor del Archivo respecto de las demás secciones del Registro Inmobiliario en los casos en que las secciones puedan requerir alguna finca del mismo grupo.
COORDINACIÓN CON LAS OFICINAS DE ESCANEO O DIGITALIZACIÓN DE ASIENTOS REGISTRALES:
Las fincas o matriculas ya actualizadas previamente en el Sistema Informático Registral serán enviadas a las oficinas correspondientes de escaneo 2 (dos) veces por semana de acuerdo a la cantidad existente de documentaciones.
El funcionario de la Oficina de Oficios Judiciales Electrónicos consignará una constancia, bajo su firma y sello, de que el documento ha sido debidamente cargado en el S.I.R. y que, por tanto, ya puede ser remitido el asiento registral para su escaneo correspondiente.
COORDINACIÓN CON LA OFICINA DE DIGITACIÓN MASIVA DE ASIENTOS REGISTRALES:
Las fincas o matriculas que hayan sido objeto de anotación de Traba o Levantamiento de medida cautelar y que no estén cargadas o actualizadas en el sistema informático registral S.I.R., serán remitidas a la Oficina de. Digitación Masiva de Asientos Regístrales a sus efectos respectivos.
Digitado que fuere el asiento registral, la Oficina de Digitación Masiva de Asientos Regístrales lo devolverá a la oficina de Oficios Judiciales Electrónicos para su posterior remisión al Archivo Inmobiliario Registral.
OBSERVACIÓN DE IMPORTANCIA:
SOBRE EL SISTEMA INFORMÁTICO DE GESTIÓN DE OFICIOS JUDICIALES ELECTRÓNICOS: Los oficios remitidos electrónicamente por los Juzgados serán asignados directamente por el sistema, a la Oficina de Oficios Judiciales Electrónicos, dependiente del Registro Inmobiliario, para su respectivo procesamiento. Sin embargo, aparecerán, informáticamente, en el listado de documentos pendientes de la Sección del Registro Inmobiliario correspondiente.
Posteriormente se procederá a la carga en el Sistema Informático Registral (S.I.R). En caso de que la finca no se encuentre cargada o actualizada, el funcionario consignará una llamada de atención en la misma para que el Encargado de la Oficina lo remita a la Oficina de Carga Masiva.
Cumplido todo el proceso antes descripto, el funcionario interviniente elevará la documentación al Encargado respectivo de la Oficina.
Recibida la documentación respectiva, el Encargado de la Oficina procederá a recalificarlo. De resultar positiva la recalificación, firmará el oficio en soporte papel y finalizándolo en el Sistema Informático de Mesa de entradas, respondiendo al Juez que se dio curso a lo ordenado, consignando los datos de registración.
En caso de no corresponder la anotación del documento, el funcionario interviniente redactará e imprimirá la nota negativa correspondiente derivándolo al Encargado de la Oficina. Éste último lo recalificará y de confirmar la denegatoria procederá a dar salida al oficio en el sistema informático de Mesa de entradas, comunicando claramente al Juez el motivo por el que no se da curso a lo ordenado. Si el fundamento de la nota negativa fuere extenso adjuntará el texto de la denegatoria en archivo PDF.
Las anotaciones positivas o negativas de oficios electrónicos además de asentarse en el registro físico del asiento registral, deben hallarse debidamente asentadas en el Sistema Informático Registral siguiendo el mismo procedimiento actual de las demás secciones del Registro Inmobiliario.
DE LA FORMA DE LLEVAR LOS REGISTROS DE OFICIOS ELECTRÓNICOS:
- Los registros de Medidas cautelares provenientes de Oficios Electrónicos serán ordenados de manera correlativa, previamente foliados y enumerados según libro de entrada, formándose un solo registro, sin discriminar a que sección corresponda. Dicho registro será ordenado por mes, habilitándose varios tomos según la cantidad de medidas cautelares.
- Los informes judiciales electrónicos serán archivados por fecha de entrada siguiendo el mismo procedimiento que el previsto para las medidas cautelares.
- Se habilitará en la Oficina un solo Libro índice Anual de medidas cautelares.
- Los registros de informes y de medidas cautelares serán remitidos al Piso correspondiente del Archivo Inmobiliario mensualmente para su respectivo resguardo y a fin de encontrarse disponibles para los requerimientos que pudieren existir desde las distintas oficinas del Registro Inmobiliario.