RESOLUCION 7112/2007 • MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA (M.E.C.) • 2007/05/22 • PY/LEGI/08JY
VigenteRESOLUCION2007MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURAPY/LEGI/08JY
Educación - Aprobación del «Manual de Organización y funciones» de la Dirección General de Gestión Escolar Administrativa.
Vista: La nota presentada por la Dirección General de Gestión Escolar Administrativa; y, Considerando: Que en la misma se solicita la aprobación del «Manual de Organización y Funciones» de la Dirección General de Gestión Escolar Administrativa. Que la Dirección General de Gestión Escolar Administrativa ha sido creada en el año 2003 como instancia ministerial responsable de atender con transparencia y efectividad los procesos de movimiento del personal de la educación, tanto de las instituciones públicas de gestión oficial como de funcionarios del nivel central y del Control de Anexo del Personal. Que el avance de la Reforma Educativa, en su eje administrativo, apunta a la organización y racionalización de los recursos asignados a las diferentes instituciones de gestión oficial y privada subvencionada, así como a otras reparticiones dependientes del Ministerio de Educación y Cultura, por tal motivo, es necesario ajustar la organización de la Dirección General de Gestión Escolar Administrativa a los requerimientos actuales. Que el Art. 91 de la Ley N° 1264/98 «General de Educación» establece: «La autoridad superior del ramo es el Ministro responsable de la organización y funcionamiento del Ministerio de Educación y Cultura». Por tanto; y en uso de sus atribuciones, La Ministra de Educacion y Cultura Resuelve:
Art. 1
Artículo 1° - Aprobar el Manual de Organización y Funciones de la Dirección General de Gestión Escolar Administrativa, anexado a la presente Resolución.
Art. 2
Art. 2° - Comunicar y archivar.
Manual de Organización y Funciones de la Dirección General de Gestión Escolar Administrativa
Elaborado en base al Decreto N° 98 del 20 de agosto de 2003 «Por el cual se Reestructura Orgánicamente el Ministerio de Educación y Cultura»
Asunción - Paraguay
Mayo, 2007
Presentación
El presente manual fue concebido en la línea de la optimización y efectivización del servicio público.
La Dirección General de Gestión Escolar Administrativa ha sido creada en el año 2003 como instancia ministerial responsable de atender con transparencia y efectividad los procesos de movimiento del personal de la educación, tanto de las instituciones públicas de gestión oficial como de funcionarios del nivel central y del Control del Anexo del Personal.
El avance de la Reforma Educativa, en su eje administrativo, apunta a la optimización y racionalización de los recursos asignados a las diferentes instituciones de gestión oficial y privada subvencionada, así como a otras reparticiones dependientes del Ministerio de Educación y Cultura; por tal motivo, es necesario ajustar la organización de la Dirección General de Gestión Escolar Administrativa a los requerimientos actuales.
Las evaluaciones internas y externas realizadas en la Dirección General de Gestión Escolar Administrativa obligan a un reordenamiento de esta instancia ministerial de tal manera a favorecer un servicio de calidad.
Al definirse claramente la responsabilidad estableciendo competencias y obligaciones se garantiza de alguna manera evitar la discrecionalidad administrativa, lo cual favorece a que cada funcionario comprenda su compromiso institucional.
Indice
1. Dirección General de Gestión Escolar Administrativa
Art. 2
h. Propiciar medidas administrativas en base a denuncias formales en los casos pertinentes.
i. Garantizar la fluida comunicación con la Secretaría General del Ministerio de Educación y Cultura, las Direcciones dependientes del Viceministerio de Educación y las Direcciones dependientes del Gabinete del Ministerio de Educación y Cultura.
1.a.- Denominación: Gabinete Técnico
Nivel: Coordinación
Función Principal:
Apoyar la gestión administrativa a nivel de asesoramiento, realización de estudios, informes, análisis, orientados a una visión estratégica integrando la información operativa que se genera en las direcciones subordinadas a la Dirección General de Gestión Escolar Administrativa.
Relación:
Depende de la Dirección General de Gestión Escolar Administrativa.
Funciones Específicas:
a. Estudiar y analizar las disposiciones y planes que afectan a la Dirección General.
b. Gestionar las relaciones de carácter institucional e interinstitucional.
c. Coordinar los procesos de planificación de las estrategias de eficiencia en gestión de la Dirección General y Direcciones dependientes.
d. Recabar y brindar información sobre las diferentes Direcciones dependientes de la Dirección General a los usuarios.
e. Asesorar a la Dirección General en los aspectos que lo requiera.
Art. 2
Relación:
Depende de la Dirección de Gestión Escolar Administrativa
Funciones Específicas:
a. Monitorear el Cuadro de Cargos «Vacantes», conforme al Movimiento del Personal.
b. Controlar las propuestas recibidas para sus procesamientos en el Sistema de Movimiento del Personal.
c. Procesar en la base de datos las propuestas de Movimiento del Personal (nombramientos, renuncias, traslados, comisionamientos, permisos y reposiciones en el cargo).
d. Coordinar las acciones relativas a su ámbito de gestión con la Dirección de Control del Anexo de Personal y la Dirección de Gabinete Técnico, dependientes de la Dirección General de Gestión Escolar Administrativa.
e. Analizar y procesar recategorizaciones de rubros y escalafón docente.
f. Aplicar la Ley de Presupuesto según el área de su competencia.
g. Recepcionar, analizar y aprobar, los informes de los Departamentos bajo su dependencia.
h. Informar a la Dirección General acerca de su gestión.
1.1.a.- Denominación: Departamento de Control de Movimiento del Personal
Nivel: Departamento
Funciones Principales:
a. Orientar, acompañar y evaluar el trabajo de los Coordinadores de las secciones dependientes.
b. Brindar información y análisis técnico de los casos pertinentes.
Relación:
Depende de la Dirección de Movimiento de Personal
Funciones Específicas:
a. Recepcionar, analizar y procesar propuestas referentes a movimientos del personal.
b. Coordinar las acciones relativas a su ámbito de gestión con el Departamento de Presupuesto y Departamento Informático.
Art. 2
Funciones Específicas:
a. Controlar el cumplimiento de las normas de trabajo establecidas por la Dirección.
b. Someter a análisis y consideración de la Dirección todos los expedientes elevados a esta instancia.
c. Estudiar y orientar la tramitación de los expedientes que corresponden a la Dirección.
d. Comunicar a las instancias correspondientes los temas de interés relativos al campo educacional.
e. Redactar toda clase de notas, circulares y documentos técnico-pedagógicos y administrativos.
f. Recibir y despachar los documentos de la Dirección.
g. Clasificar y archivar la documentación producida por la Dirección en lo atinente a las actividades de la misma.
h. Cautelar la documentación de la que es responsable: notas, resoluciones, decretos, circular, legajos del personal, estadísticas, cuadro de personal, presupuesto y otros.
i. Preparar la agenda de compromisos del Director.
j. Mantener al día el cuaderno de remisión de documentos de la Dirección y controlar la remisión oportuna de la misma.
k. Mantener actualizada la agenda de nombres de personas, números de teléfonos, direcciones postales, digitales y dirección de instituciones nacionales e internaciones con las cuales la Dirección tiene relaciones.
l. Actualizar semanalmente la existencia de útiles y materiales de escritorio, de la Dirección y preparar la solicitud de provisión de los mismos cuando fuere necesario.
1.2 Denominación: Dirección de Control del Anexo de Personal
Nivel: Dirección
Funciones Principales:
a. Verificar el Anexo de Personal a fin de transparentar y ajustar a la realidad institucional, manteniendo una base de datos actualizada con información real, respecto a la utilización de los recursos y para la toma de decisiones en la administración de los mismos.
Art. 2
Funciones Específicas:
a. Recepcionar, verificar y analizar documentaciones referentes al Anexo de Personal.
b. Brindar y elaborar informes relacionados a su área de competencia.
c. Asegurar el servicio fluido de atención a los usuarios.
d. Trabajar coordinadamente con el Departamento Informático de Control del Anexo.
e. Organizar y clasificar el archivo de Cuadro de Personal, según especificaciones técnicas.
1.2.b.- Denominación: Departamento Informático de Control del Anexo
Nivel: Departamento
Funciones Principales:
a. Orientar, acompañar y evaluar el trabajo de las secciones dependientes.
b. Administrar el servidor y la base de datos del Control del Anexo de Personal.
Relación:
Depende de la Dirección de Control del Anexo de Personal.
Funciones Específicas:
a. Ingresar, verificar y evaluar la carga de datos en el Sistema de Control del Anexo de Personal.
b. Brindar informes técnicos y asesoramiento informático a las instancias pertinentes.
c. Trabajar coordinadamente con el Departamento de Control del Anexo.
d. Asegurar el servicio fluido del Sistema de Consulta del Anexo de Personal.
e. Mantener en buen funcionamiento equipos y programas informáticos de la Dirección de Control del Anexo de Personal.
1.2.c.- Denominación: Secretaría de Dirección
Función Principal:
Gerenciar los mecanismos y procedimientos adecuados para el cumplimiento de las tareas y obligaciones en el ámbito de su competencia.
a. Gabinete Técnico
b. Secretaría de Dirección General
1.1. Dirección de Movimiento de Personal
a. Departamento de Control de Movimiento de Personal
b. Departamento de Presupuesto
c. Departamento Informático de Movimiento de Personal
d. Secretaría de Dirección
1.2. Dirección de Control del Anexo de Personal
a. Departamento de Control del Anexo
b. Departamento Informático de Control del Anexo
c. Secretaría de Dirección
1.- Denominación: Dirección General de Gestión Escolar Administrativa
Nivel: Dirección General
Función Principal:
Coordinar, administrar e implementar procesos de control y supervisión administrativa del Ministerio de Educación y Cultura a nivel de los diferentes establecimientos educativos del sistema educativo nacional, con el fin de mejorar la gestión institucional en cuanto a sus recursos, implementando políticas de calidad en servicio.
Relación:
Depende del Viceministerio de Educación y tiene a su cargo las Direcciones de: Movimiento del Personal, Control de Anexo de Personal y Gabinete Técnico.
Funciones Específicas:
a. Gestionar y coordinar con las distintas Direcciones Generales la formulación de planes que aseguren los resultados esperados en la administración de los recursos disponibles.
b. Fortalecer el Sistema de Movimiento del Personal y el Sistema de Control y Verificación del Anexo de Personal del Ministerio de Educación y Cultura.
c. Cumplir y hacer cumplir las normativas referentes al movimiento administrativo del personal y del control y verificación del Anexo de Personal.
d. Dirigir, orientar y evaluar a las Direcciones bajo su dependencia, así como analizar y aprobar los planes, proyectos e informes.
e. Utilizar como herramientas de trabajo, para la toma de decisiones, los informes técnicos y/o ejecutivos recepcionados de las Direcciones bajo su dependencia.
f. Elevar informes de su gestión al Viceministerio de Educación cuanto este se lo requiera.
g. Elaborar Proyectos de Resoluciones referentes a Movimiento del Personal Docente, Técnico y Administrativo de las Instituciones dependientes del Ministerio de Educación y Cultura.
f. Coordinar las acciones relativas a su ámbito de gestión con la Dirección de Movimiento de Personal y con la Dirección de Control del Anexo de Personal, dependientes de la Dirección General de Gestión Escolar Administrativa.
g. Informar periódicamente a la Dirección General acerca de su gestión.
Nivel: Departamento
Función Principal:
Gerenciar los mecanismos y procedimientos adecuados para el cumplimiento de las tareas y obligaciones en el ámbito de su competencia.
Relación:
Depende de la Dirección General de Gestión Escolar Administrativa.
Funciones Específicas:
a. Controlar el cumplimiento de las normas de trabajo establecidos por la Dirección General.
b. Someter a análisis y consideración de la Dirección General todos los expedientes elevados a esta instancia.
c. Estudiar y orientar la tramitación de los expedientes que corresponden a la Dirección General.
d. Redactar toda clase de notas, circulares y documentos técnico-pedagógicos y administrativos.
e. Recibir y despachar los documentos de la Dirección General.
f. Clasificar y archivar la documentación producida por la Dirección General en lo atinente a las actividades de la misma.
g. Cautelar la documentación de la que es responsable: notas, resoluciones, decretos, circular, legajos del personal, estadísticas, cuadro de personal, presupuesto y otros.
h. Preparar la agenda de compromisos del responsable de la Dirección General.
i. Mantener al día el cuaderno de remisión de documentos de la Dirección General y controlar la remisión oportuna de la misma.
j. Mantener actualizada la agenda de nombres de personas, números de teléfonos, direcciones postales, digitales y dirección de instituciones nacionales e internacionales con las cuales la Dirección General tiene relaciones.
k. Actualizar semanalmente la existencia de útiles y materiales de escritorios, de la Dirección General y preparar la solicitud de provisión de los mismos cuando fuere necesario.
1.1.- Denominación: Dirección de Movimiento del Personal.
Nivel: Dirección
Funciones Principales:
a. Procesar en forma mensual los movimientos administrativos de los educadores y funcionarios de las instituciones dependientes del Ministerio de Educación y Cultura, que cumplan con los requisitos establecidos en la Constitución Nacional, la Ley de la Función Pública y el Estatuto del Educador, respectivamente.
b. Elaborar Proyectos de Resolución de Movimientos del Personal y mantener la base de datos sobre todos los movimientos procesados en la Dirección y el control de la ejecución presupuestaria de los recursos asignados por la Ley.
c. Asegurar el servicio fluido de atención a los usuarios.
d. Organizar y clasificar el archivo de Movimiento mensual del Personal, según especificaciones técnicas.
1.1.b.- Denominación: Departamento de Presupuesto
Nivel: Departamento
Funciones Principales:
a. Brindar y asegurar el servicio de información y datos técnicos sobre presupuesto para la toma de decisiones.
b. Monitorear el sistema de ejecución presupuestaria.
Relación:
Depende de la Dirección de Movimiento del Personal.
Funciones Específicas:
a. Recepcionar, analizar y brindar información referente a recursos de los presupuestos asignados al sector (rubros, categorías, niveles, departamentos).
b. Coordinar las acciones relativas a su ámbito de gestión con el Departamento de Control de Movimiento del Personal y Departamento Informático.
c. Organizar, verificar y evaluar informaciones referentes a recategorizaciones, cobertura, déficit presupuestario institucional y escalafón docente.
d. Asegurar la actualización de datos e informaciones que hacen referencia al presupuesto.
1.1.c. Denominación: Departamento Informático de Movimiento del Personal
Nivel: Departamento
Funciones Principales:
a. Orientar, acompañar y evaluar el trabajo de las secciones dependientes.
b. Administrar el servidor y la base de datos de movimiento del personal.
Relación:
Depende de la Dirección de Movimiento del Personal.
Funciones Específicas
a. Ingresar, verificar y evaluar la carga de datos en el Sistema de Movimiento del Personal.
b. Elaborar proyectos de resolución en base al Sistema de Movimiento del Personal para su impresión.
c. Brindar informes técnicos y asesoramiento informático a las instancias pertinentes.
d. Trabajar coordinadamente con el Departamento de Control de Movimiento de Personal y Departamento de Presupuesto.
e. Asegurar el servicio fluido del Sistema de Consulta de Movimiento de Personal.
f. Mantener en buen funcionamiento los equipos y programas informáticos de la Dirección de Movimiento del Personal.
1.1.d.- Denominación: Secretaría de Dirección
Función Principal:
Gerenciar los mecanismos y procedimientos adecuados para el cumplimiento de las tareas y obligaciones en el ámbito de su competencia.
Relación:
Depende de la Dirección de Movimiento de Personal.
b. Procesar los descuentos establecidos en las normativas vigentes y aplicar medidas administrativas en los casos que ameriten y ante denuncias recibidas e investigadas.
Relación:
Depende de la Dirección General de Gestión Escolar Administrativa.
Funciones Específicas:
a. Monitorear la entrega de los Cuadros de Personal de las instituciones educativas, así como su correcta elaboración, por constituirse en declaración jurada de la utilización de los recursos asignados a la misma.
b. Recepcionar y analizar las denuncias por abandono de cargo y en su caso procesar medidas administrativas.
c. Planificar y mantener el control permanente sobre la correcta utilización de los recursos asignados al Ministerio de Educación y Cultura y verificar en el uso de rubros docentes y administrativos asignados a las instituciones educativas del país.
d. Establecer objetivos y diseñar métodos específicos de verificación y control aplicables en el contexto de las políticas del Ministerio de Educación y Cultura.
e. Monitorear las asignaciones realizadas, el uso y los procesos de racionalización de los recursos humanos, con la finalidad de sugerir a los niveles operativos medidas correctivas en casos necesarios.
f. Mantener base de datos actualizada, a fin de brindar información pertinente y oportuna.
g. Coordinar las acciones relativas a su ámbito de gestión con la Dirección de Movimiento de Personal y con la Dirección de Gabinete Técnico Administrativo, dependientes de la Dirección General de Gestión Escolar Administrativa.
h. Informar periódicamente y en los casos que lo requiera a la Dirección General acerca de su gestión.
1.2.a.- Denominación: Departamento de Control de Anexo
Nivel: Departamento
Funciones Principales:
a. Orientar, acompañar y evaluar el trabajo de las secciones dependientes.
b. Brindar información y análisis técnico de los casos pertinentes.
Relación:
Depende de la Dirección de Control del Anexo de Personal.
Relación:
Depende de la Dirección de Control del Anexo de Personal.
Funciones Específicas:
a. Controlar el cumplimiento de las normas de trabajo establecidas por la Dirección.
b. Someter a análisis y consideración de la Dirección todos los expedientes elevados a esta instancia.
c. Estudiar y orientar la tramitación de los expedientes que corresponden a la Dirección.
d. Comunicar a las instancias correspondientes los temas de interés relativos al campo educacional.
e. Redactar toda clase de notas, circulares y documentos técnico-pedagógicos y administrativos.
f. Recibir y despachar los documentos de la Dirección.
g. Clasificar y archivar la documentación producida por la Dirección en lo atinente a las actividades de la misma.
h. Cautelar la documentación de la que es responsable: notas, resoluciones, decretos, circular, legajos del personal, estadísticas, cuadro de personal, presupuesto y otros.
i. Preparar la agenda de compromisos del titular de la Dirección.
j. Mantener al día el cuaderno de remisión de documentos de la Dirección y controlar la remisión oportuna de la misma.
k. Mantener actualizada la agenda de nombres de personas, números de teléfonos direcciones postales, digitales y dirección de instituciones nacionales e internacionales con las cuales la Dirección tiene relaciones.
l. Actualizar semanalmente la existencia de útiles y materiales de escritorios, de la Dirección y preparar la solicitud de provisión de los mismos cuando fuere necesario.