RESOLUCION 467/2016

Vista: La necesidad de implementar mecanismos ágiles en el proceso interno de expedientes, y establecer plazos para la tramitación y verificación de documentos, a fin de lograr una optimización de los recursos, así como la eficacia, eficiencia y economía en la gestiones para el pago a proveedores de bienes y servicios, y a los contratistas de obras y de servicio de consultoría; y, Considerando: Que, uno de los objetivos de la Administración Municipal es la realización de una gestión transparente, ordenada, con previsibilidad en la ejecución de las labores propias de los funcionarios de la Institución, y que con lo establecido en la presente Resolución se clarificarán aún más las labores de verificación, informe y posterior pago a los proveedores de bienes, servicios y obras, en tiempo y forma. Que, la Ley Nº 3966/2010 “Orgánica Municipal” en su Artículo 51º establece los “Deberes y Atribuciones del Intendente Municipal” y en su inc. “d” faculta al Intendente a “establecer y reglamentar la organización de las reparticiones a su cargo, conforme a las necesidades y posibilidades económicas de la Municipalidad y dirigir y coordinar y supervisar el funcionamiento de las distintas unidades administrativas”. Por tanto, En uso de sus atribuciones, EL INTENDENTE MUNICIPAL Resuelve:

Artículo 1º.- Establecer, a partir de la fecha de la presente Resolución, los procedimientos administrativos para el proceso de recepción, verificación, previsión, compromiso obligación y pago a proveedores y contratistas por la prestación de bienes, obras y servicios a la Intendencia Municipal de Asunción, derivados de procesos de contrataciones públicas realizados en el marco de la Ley Nº 2051/03 “De Contrataciones Públicas”, y en forma supletoria, a los demás pagos que deban efectuarse, conforme a los siguientes pasos:

1. Mesa de Entradas de la Dirección General de Administración y Finanzas: Recibe un original y copia del Anexo 001 - Presentación de Pedido de Pago por parte de la Empresa Contratista, verifica que el expediente contenga los recaudos exigidos en dicho Formulario debidamente foliados, registra en el Sistema de Mesa de Entradas Central, asigna número y expide el comprobante de recepción, y remite al Departamento de Presupuesto de la Dirección de Hacienda, dependiente de la Dirección General de Administración y Finanzas.

En caso de que el Formulario Anexo 001 no refleje los documentos adjuntos o no estén completos no se dará ingreso al pedido de pago y deberá ser devuelto al recurrente.

Tiempo máximo para registro por cada Expediente ingresado: 10 (diez) minutos. Tiempo máximo para trámite total y despacho de Expediente en la Mesa de Entrada: medio día hábil, a partir de la fecha de recepción.

2. Departamento de Presupuesto de la Dirección de Hacienda: Realiza la verificación conforme al Certificado de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) emitido para el proceso de contratación, y emite el informe para la previsión en el Plan Financiero Municipal, identifica el objeto del gasto y la fuente de financiamiento para ser afectado. Posteriormente remite a la Unidad Administradora del Contrato.

Tiempo Máximo de Despacho: 1 (un) día hábil.

3. Unidad Administradora del Contrato.

3.1 Obras (Dirección General de Obras, Dirección de Obras Municipales, Dirección de Vialidad, Unidades Ejecutoras de Proyectos, etc.).

3.2 Bienes y Servicios.

Las Unidades Administradoras de los Contratos de provisión de bienes y servicios deberán realizar un detallado control de los bienes y/o servicios adquiridos debiendo para el efecto verificar e informar el cumplimiento de los siguientes recaudos:

i) Vigencia del Contrato. Se deberá indicar la vigencia máxima, y si hubiere pedido de prorroga y/o aumento de monto contractual, y estado de proceso.

ii) Elaborar estado de ejecución del monto contractual (Cuadro de Sumas y Saldos) para los casos de provisión de bienes.

iii) En los casos de bienes del Activo Fijo, contar con el informe del Departamento de Patrimonio de la Dirección de Servicios Administrativos de la efectiva incorporación de los mismos al Patrimonio Municipal.

iv) Comprobar los cálculos matemáticos, las cantidades ejecutadas, los precios unitarios establecidos en el Contrato o su modificatoria, las especificaciones técnicas de los ítems adquiridos según las normativas contractuales, el monto total facturado, las deducciones contractuales, multas a ser aplicadas según lo establecido en el Contrato y el Pliego de Bases y Condiciones.

v) Elabora un informe sobre la viabilidad de la presentación del proveedor de bienes y servicios, conformar la Factura y la Nota de Remisión correspondiente. Remite por nota a la Unidad Operativa de Contrataciones efectiva autorizando la prosecución para los trámites de pago Tiempo Máximo de Despacho: 3 (tres) días hábiles a partir de la recepción del expediente.

4. Unidad Operativa de Contrataciones.

La Unidad Operativa de Contrataciones verifica lo actuado por la Unidad Administradora de Contrato, registra los datos de cada pedido de pago y prepara un informe sobre la vigencia de las Pólizas previstos contractualmente. Deberá informar sobre las vigencias de las pólizas previstas contractualmente y si se ha solicitado ampliación de la Póliza, y estado de proceso. Informa el Código de Contratación (CC) y remite el expediente a la Unidad Revisora de Documentos (URD) de la Dirección General de Administración y Finanzas.

Tiempo Máximo de Despacho: 3 (tres) días hábiles a partir de la recepción del expediente.

6. Departamento de Presupuesto de la Dirección de Hacienda.

Procede a la Obligación del expediente en el Sistema Interno de Tesorería (SIT), asignando un número de SIT y confirmando el monto provisionado en el Paso 2 del presente Artículo. Luego remite el expediente al Departamento de Tesorería de la Dirección de Hacienda.

Tiempo Máximo de Despacho: 2 días hábiles a partir de la recepción del expediente.

7. Departamento de Tesorería de la Dirección de Hacienda.

El Departamento de Tesorería de la Dirección de Hacienda someterá a consideración de la Dirección General de Administración y Finanzas a través de la Dirección de Hacienda, una lista de proveedores y contratistas cuyos expedientes se hallan habilitados para el pago y requiera de la autorización para el pago, conforme a la disponibilidad financiera y al flujo de ingresos proyectados.

Tiempo Máximo de Despacho: 2 (dos) días hábiles a partir de la recepción del expediente.

8. Dirección de Hacienda dependiente de la Dirección General de Administración y Finanzas

La Dirección de Hacienda verifica lo actuado por la URD, y los Departamentos de Presupuesto y de Tesorería y somete a consideración de la Dirección General de Administración y Finanzas la situación del expediente para su priorización de pago conforme a los criterios de oportunidad y de impacto institucional, y en base a la disponibilidad efectiva de los recursos financieros. Obtenida dicha priorización por parte del titular de la Dirección General de Administración y Finanzas, informa al Departamento de Tesorería sobre la autorización obtenida a los efectos de la elaboración del cheque respectivo.

Tiempo Máximo de Despacho: 2 (dos) días hábiles a partir de la recepción del expediente.

9. Departamento de Tesorería de la Dirección de Hacienda.

En base a la priorización dada por la Dirección General de Administración y Finanzas a través de la Dirección de Hacienda, procede a la elaboración del cheque, verificando y cumpliendo los requisitos formales y de seguridad para la emisión de dicho instrumento de pago. Una vez confeccionado el cheque, remite conjuntamente con el legajo documental al Director de Hacienda para que en su carácter de Habilitado Pagador suscriba el cheque.

Art. 2º.- En caso de existir deficiencias en la documentación que respalda el pedido de pago presentado a la Municipalidad que imposibilite su normal proceso, cada área deberá informar dentro de los plazos máximos previstos en esta Resolución a la Unidad Administradora del Contrato para que esta inicie las gestiones pertinentes ante las instancias y/o autoridades competentes a los efectos de la Resolución de las deficiencias detectadas. Si en el plazo máximo de 5 (cinco) días hábiles a partir de la notificación a la Empresa Proveedora o Contratista, la Unidad Administradora del Contrato no cuenta con una respuesta a las deficiencias encontradas, procederá a la devolución del expediente a través de la Dirección General de Administración y Finanzas para la anulación de la previsión presupuestaria vía Nota y la salida de ese expediente en el Sistema de Mesa Centra de Entradas. En este caso el Proveedor, Consultor o Contratista deberá ingresar nuevamente su pedido de pago, con las correcciones correspondientes, quedando anulado el número de expediente anterior así como los plazos computados.

Art. 3º.- Los Ingenieros y Arquitectos designados como Fiscalizadores de Obras de la Municipalidad, conforme a las prescripciones de la Ley Nº 1533/2000 “Que establece el Régimen de Obras Públicas”, Artículo 46º, serán responsables civil y penalmente según por la veracidad del avance físico por el cual las Empresas Contratistas reclaman el pago, de conformidad al contrato que fuera suscrito con la Municipalidad. En caso de errores u omisiones en sus informes serán pasibles de sanciones disciplinarias por el incumplimiento de sus obligaciones. La reiteración en hechos de la misma naturaleza será considerada falta grave.

Art. 4º.- Cualquier pedido de pago a ser procesado deberá estar debidamente sustentado en los compromisos contractuales asumidos y aprobados por la Municipalidad. En ningún caso serán aceptados pedidos de pago relacionados a Ampliaciones de Contrato, Órdenes de Cambio, Órdenes de Trabajo Extra y/o otras modificaciones que aún no hayan sido homologados conforme a cláusulas contractuales por esta Municipalidad. Los funcionarios que transgreden la presente disposición serán responsables civil y penalmente ante la Municipalidad y las Empresas Contratistas por los daños ocasionados o gastos incurridos.

Art. 5º.- La Dirección de Contraloría Interna implementará programas y mecanismos de evaluación y control ex post a los procesos descritos en la presente Resolución, quedando facultado a solicitar las informaciones que considere pertinentes tanto a las distintas reparticiones de la Municipalidad como a así también a las Empresas Proveedoras y Contratistas. Las distintas reparticiones de está Municipalidad están obligadas a prestar toda colaboración e información que pueda ser requerida por la Dirección de Contraloría Interna Para el cumplimiento de sus funciones.

Art. 6º.- Facultar a la Dirección de Contraloría Interna a realizar un seguimiento y monitoreo de los expedientes procesados en el marco de los procedimientos establecidos en la presente Resolución, especialmente en lo atinente a los tiempos máximos previstos y a solicitar informes por escrito a cada repartición sobre el motivo del retraso de la misma, e informar a la Intendencia Municipal y a la Dirección General de Administración y Finanzas sobre esta situación. La Dirección de Informática y Sistemas prestará una adecuada asistencia tecnológica a la Dirección de Contraloría Interna para el correcto cumplimiento del presente Artículo.

Art. 7º.- A los efectos del cumplimiento de la presente Resolución, los Directores de las dependencias involucradas en el proceso de pago, podrán reglamentar en forma interna los procesos a realizar en sus respectivas áreas, siempre que no varíen los pasos descriptos y que no exceda el tiempo máximo de despacho establecido para la Dirección afectada.

Art. 8º.- Establecer la obligatoriedad de la utilización de Sistema de Mesa de Entrada Central de la Municipalidad por parte de las dependencias involucradas en el proceso determinado por la presente Resolución, a fin de realizar el seguimiento de los expedientes ingresados, siendo responsables de la veracidad de los datos ingresados al mismo. La Dirección de Informática y Sistemas arbitrará los medios a su alcance para una adecuada prestación y asistencia técnica con el objetivo del correcto cumplimiento del presente artículo.

Art. 9º.- Los Directores Generales, Directores, Jefes de Departamentos, Jefes de Unidades y demás funcionarios, cualquiera sea la tarea que desempeñe en su carácter de empleado municipal, tienen la responsabilidad de cumplir las disposiciones emanadas en la presente Resolución y la obligación de sugerir, en forma oportuna, todas las medidas que signifiquen la eficacia, eficiencia y economía en las gestiones propias para el pago de obligaciones de conformidad al ordenamiento jurídico vigente.

Art. 10.- La Dirección de Informática y Organización, dependiente de la Dirección General de Planificación y Sistemas, analizara la implementación del presente Reglamento y Procedimientos, y de las resultas sugerirá alternativas o mecanismos para la mejora del proceso de pago a proveedores.

Art. 11.- Ordenar a la Dirección de Informática y Organización, en el contexto del Gobierno Electrónico, a realizar todas las actividades necesarias para la automatización y digitalización de los procesos establecidos en la presente Resolución, conforme a disponibilidad de recursos.

Art. 12.- Aprobar e implementar los Anexos 001 y 002, de acuerdo a los procedimientos descritos en la presente Resolución y que forman parte de la misma.

Art. 13.- La falta del cumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente ordenamiento, dará lugar a la aplicación de sanciones correspondientes en los términos prescritos en las disposiciones legales vigentes.

Art. 14.- Dejar sin efecto todas las disposiciones contrarias a la presente Resolución.

Art. 15.- Comuníquese a quienes corresponda, y cumplido, archivar.

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