RESOLUCION 155/2005

Artículo 1º - Aprobar el REGLAMENTO OPERATIVO DESTINADO A LA PREVENCION DEL LAVADO DE DINERO O BIENES, para los sujetos obligados que por su naturaleza se encuentran bajo la supervisión y fiscalización de la Superintendencia de Seguros, cuyo texto es parte integrante de esta Resolución (Anexo 1).

Art. 2º - Aprobar el FORMULARIO DE IDENTIFICACION DEL CLIENTE (PERSONA FISICA), que deben completar los sujetos obligados que por su naturaleza se encuentran bajo la supervisión y fiscalización de la Superintendencia de Seguros, cuyo formato es parte integrante de esta Resolución (Anexo 2).

Art. 3º - Aprobar el FORMULARIO DE IDENTIFICACION DEL CLIENTE (PERSONA JURIDICA), que deben completar los sujetos obligados que por su naturaleza se encuentran bajo la supervisión y fiscalización de la Superintendencia de Seguros, cuyo formato es parte integrante de esta Resolución (Anexo 3).

Art. 4º - Aprobar el FORMULARIO DE IDENTIFICACION DEL CLIENTE (APODERADO), que deben completar los sujetos obligados que por su naturaleza se encuentran bajo la supervisión y fiscalización de la Superintendencia de Seguros, cuyo formato es parte integrante de esta Resolución (Anexo 4).

Art. 5º - Aprobar el FORMULARIO DE REPORTE DE OPERACIONES INUSUALES Y SOSPECHOSAS, que deben completar los sujetos obligados que por su naturaleza se encuentran bajo la supervisión y fiscalización de la Superintendencia de Seguros, cuyo formato es parte integrante de esta Resolución (Anexo 5).

Art. 6º - Aprobar el INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO DE REPORTE DE OPERACIONES INUSUALES Y SOSPECHOSAS, para los sujetos obligados que por su naturaleza se encuentran bajo la supervisión y fiscalización de la Superintendencia de Seguros, cuyo texto es parte integrante de esta Resolución (Anexo 6).

Art. 7º - Aprobar la GUIA DE OPERACIONES INUSUALES Y SOSPECHOSAS, para los sujetos obligados que por su naturaleza se encuentran bajo la supervisión y fiscalización de la Superintendencia de Seguros, cuyo texto es parte integrante de esta Resolución (Anexo 7).

Art. 8º - Comunicar, publicar y archivar. - Máximo Gustavo Benítez Giménez

REGLAMENTO OPERATIVO P/LA PREVENCION DEL LAVADO DE DINERO O BIENES

CAPITULO UNICO

Los términos que aparecen en este Reglamento se entenderán como a continuación se indica:

a) La Ley: Ley Nº 1015/97 «Que Previene y Reprime los Actos Ilícitos Destinados a la Legitimación de Dinero o Bienes».

b) Lavado de Dinero o Bienes: La conversión o transferencia de propiedad, a sabiendas de que deriva de ofensa criminal, con el propósito de esconder o disfrazar su procedencia ilegal o el ayudar a cualquier persona involucrada en la comisión del crimen a evadir las consecuencias legales de su accionar. La adquisición, posesión o uso de bienes, sabiendo al momento de su recibo, que deriva de una ofensa criminal o de la participación en algún crimen.

c) Sujetos Obligados: Personas físicas o jurídicas bajo la supervisión y el control de la Superintendencia de Seguros, conforme a las leyes vigentes.

d) Instrumento Monetario: Moneda nacional o extranjera representada en billetes y monedas acuñadas, cheque de banco o pagaré derivado de un contrato de apertura de crédito relacionado con el uso de una tarjeta de crédito o de débito.

e) Transacción: Cualquier operación o acto realizado por un cliente con los sujetos obligados, como ser los seguros directos de vida y no vida (incluido el coaseguro), reaseguros y retrocesión, y las actividades de intermediación y auxiliares (agentes, corredores y liquidadores de siniestros).

f) Operación Inusual: Aquella operación cuya cuantía, frecuencia, monto o características no guardan relación con el perfil del cliente o el obligado.

g) Operación Sospechosa: Aquella transacción inusual debidamente examinada y documentada por el sujeto obligado, que por no tener un fundamento económico o legal evidente, podría constituir un acto ilícito.

h) Cliente: Persona física o jurídica que realiza una o más transacciones con un sujeto obligado, dentro del giro normal o aparente de negocios de dicho sujeto obligado.

i) Personas Expuestas Políticamente (PEP): Personas que desempeñan o han desempeñado funciones públicas destacadas en un país. V.g. jefes de estado o de un gobierno; políticos de alta jerarquía; funcionarios gubernamentales, judiciales o militares de alta jerarquía; altos ejecutivos de empresas estatales; funcionarios importantes de partidos políticos. Las relaciones comerciales con los miembros de las familias o asociados cercanos a las PEP, involucran riesgos similares.

j) Solicitante de contrato: Parte que propone a la aseguradora una relación de negocios o transacción única. Puede ser una persona física o jurídica y su identidad debe ser determinada y verificada.

k) Oficial de Cumplimiento: Funcionario (nivel gerencial) del sujeto obligado, encargado de vigilar el cumplimiento de los programas y procedimientos internos, así como de las obligaciones que impone este Reglamento.

l) UAF: Unidad de Análisis Financiero de la SEPRELAD.

m) SEPRELAD: Secretaría de Prevención de Lavado de Dinero o Bienes.

n) GAFISUD: Grupo de Acción Financiera de Sudamérica.

o) GAFI: Grupo de Acción Financiera Internacional (agrupación multinacional formada en 1989 por las naciones del G-7 (naciones industrializadas), para examinar y recomendar medidas para combatir el lavado de dinero alrededor del mundo.

ARTICULO 1

OBJETO

El presente Reglamento tiene por objeto:

· Desarrollar los preceptos establecidos en el Artículo 29° de la Ley Nº 1015/97 «Que Previene y Reprime los Actos Ilícitos Destinados a la Legitimación de Dinero o Bienes» y/o de cualquier otra ley vigente sobre el tema de prevención del lavado de dinero o bienes.

· Fortalecer la posición de la Superintendencia de Seguros como Institución que cumple con las normas, criterios y recomendaciones internacionales y nacionales para combatir el Lavado de Dinero o bienes.

· Fortalecer el marco jurídico para prevenir el Lavado de Dinero o Bienes.

· Prevenir la utilización del sistema asegurador como vía para encubrir el Lavado de Dinero o Bienes provenientes de actividades ilícitas.

· Poner especial énfasis en la prevención del delito de Lavado de Dinero o Bienes, estableciendo un marco normativo del seguro, reaseguro y conexos, que resulte confiable para la operación de los Sujetos Obligados.

· Fortalecer el concepto «Conozca a su Cliente» con el fin de identificar plenamente a las personas que realicen operaciones con los Sujetos Obligados, adoptando medidas razonables para obtener información acerca de la verdadera identidad de las personas bajo cuyo nombre se realiza una operación.

· Precisar la forma y contenido de los reportes por parte de los Sujetos Obligados a la SEPRELAD y a la Superintendencia de Seguros.

ARTICULO 2

SUJETOS OBLIGADOS - PRINCIPIOS BASICOS

Los principios básicos que deben adoptar los Sujetos Obligados para combatir el Lavado de Dinero o Bienes son:

a) dar cumplimiento a las leyes y reglamentos contra el Lavado de Dinero o Bienes.

b) conocer a sus clientes.

c) cooperar con las autoridades de supervisión, investigación y otras.

d) implementar políticas, procedimientos y programas de entrenamiento en materia de prevención del Lavado de Dinero o Bienes.

La política que se adopte se debe traducir en reglas de conducta que orienten la actuación de la entidad y la de cada uno de sus funcionarios, de manera que sus preceptos se observen en cada acto u operación, y como manifestación de un propósito preventivo.

Los intermediarios de seguros deben tener un papel importante en la prevención del Lavado de Dinero o Bienes enfatizando la importancia de conocer a sus clientes. Les serán aplicados los mismos principios y reglamentaciones vigentes para las empresas de seguros en la materia.

ARTICULO 3

IDENTIFICACION DEL CLIENTE

Los Sujetos Obligados no deberán realizar transacción alguna con Clientes que sean renuentes a brindar información, presentar la documentación requerida o intenten realizar operaciones anónimas o con nombres ficticios. Igualmente, deberán aplicar procedimientos adecuados para llevar a cabo la identificación del cliente y la comprobación de la veracidad de los datos suministrados.

Los Sujetos Obligados requerirán al Cliente que indique si actúa en nombre propio o de tercero/s; en este último caso deberá identificar adecuadamente al representado (propietario o beneficiario) por el cliente.

ARTICULO 4

APERTURA DE EXPEDIENTES DE IDENTIFICACION DEL CLIENTE

Los Sujetos Obligados deberán abrir un expediente de identificación del Cliente a fin de contar con la información requerida en los formularios aprobados por esta Resolución, y solicitar una declaración jurada del origen de los fondos, cuando:

a) Se realice un pago total o parcial de una prima, cuota o aportación a un contrato de seguro, valor de rescate o monto indemnizado, o por cualquier otro concepto que se ingrese del Cliente, en cualquier instrumento monetario, cuyo importe sea igual o superior a US$ 10.000 (diez mil dólares americanos) o su equivalente en otras monedas;

b) Existan hechos relevantes, como contratación por un mismo asegurado de varias pólizas de montos pequeños, que pueda suponer la intención de diluir o disimular el monto de US$ 10.000 (diez mil dólares americanos) o su equivalente en otras monedas.

Para los efectos del cálculo del importe en moneda nacional se considerará el tipo de cambio oficial establecido por el Banco Central del Paraguay, el día hábil bancario inmediato anterior a la fecha en que se realice la operación.

Los Sujetos Obligados deberán velar porque el expediente a que se refiere este artículo, sea revisado y actualizado como mínimo una vez al año mientras dure la relación contractual, dejando constancia por escrito de la fecha en que se efectuó tal revisión y/o actualización. Se considerarán como información mínima requerida para identificar al cliente, aquellos datos que se solicitan en la propuesta de operación de seguros.

Los Sujetos Obligados quedan exonerados de abrir un expediente de identificación del cliente y solicitar una declaración jurada del origen de los fondos:

a) Cuando, ya sea a través de los auxiliares del seguro o de seguros directos, inicien relaciones comerciales o relaciones del giro normal o aparente de sus negocios con un cliente, que implique el pago total o parcial de una prima, cuota o aportación a un contrato de seguro, o cualquier otra cantidad que se ingrese por cualquier concepto por el cliente, en cualquier instrumento monetario, cuyo importe sea inferior a US$ 10.000 (diez mil dólares americanos) o su equivalente en otras monedas.

b) En los seguros tomados por clientes controlados o supervisados por la Superintendencia de Bancos, la Comisión Nacional de Valores o de forma directa por la SEPRELAD, debiendo constar ello.

c) En la celebración de contratos de coaseguro para las compañías distintas a la líder o piloto.

d) En los seguros tomados mediante mercadeo masivo o banca seguros, siempre que el pago de las primas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente, tarjeta de crédito/débito y donde exista autorización expresa del cliente.

e) En los seguros tomados por personas naturales o jurídicas por cuenta y a favor de sus empleados, cuyo origen sea un contrato de trabajo o relación laboral, respecto de la información del asegurado y del beneficiario. En lo que hace al tomador, la información debe solicitarse en su totalidad.

f) En los seguros otorgados mediante procesos de licitación pública.

g) En los seguros que se celebren con entidades de carácter público.

h) En lo seguros tomados por Organismos Multilaterales.

ARTICULO 5

CONTENIDO DE LOS EXPEDIENTES DE IDENTIFICACION DEL CLIENTE

5.1 PERSONAS FÍSICAS

Los Sujetos Obligados exigirán a las personas físicas la presentación de su cédula de identidad o pasaporte, que deberá ser en todo caso un documento original oficial emitido por autoridad competente vigente a la fecha de su presentación, y conservar copias de dichos documentos.

Los Sujetos Obligados deberán anotar en el expediente de identificación del Cliente:

a) el nombre completo

b) fecha y lugar de nacimiento

c) nacionalidad

d) profesión, ocupación y nombre del empleador

e) actividad o giro de negocios

f) domicilio particular (calle, número, barrio, ciudad y país)

g) número de teléfono, fax y dirección de correo electrónico

h) registro de firma

i) copia del Registro Único de Contribuyentes, en caso de operaciones con personas que realicen actividades empresariales.

En el caso de las personas extranjeras, presentar original de su pasaporte con la visa vigente y documento de identidad original oficial emitido por autoridad competente del país de origen, vigente a la fecha de su presentación, en donde se ubique la fotografía del portador y su firma, debiendo los sujetos obligados conservar copias de dichos documentos.

5.2 PERSONAS JURIDICAS

Los Sujetos Obligados exigirán a las personas jurídicas la presentación del acta de su constitución debidamente registrado o cualquier otro documento que acredite fehacientemente su legal existencia y estructura jurídica.

Los Sujetos Obligados deberán anotar en el expediente de identificación del Cliente:

a) el nombre, denominación o razón social y copia del Registro Único de Contribuyentes

b) domicilio (calle, número, ciudad, país y número de teléfono)

c) nombre del administrador(es), director(es), gerente general y/o apoderado(s) legal(es)

d) copia del documento debidamente autenticado, por el que se determina la facultad de los citados en el ítem c), para obligar con su firma a la persona jurídica, en su actividad o giro de negocios.

e) original o copia autenticada (por escribano público autorizado) del acta constitutiva debidamente registrado

f) cualquier otro documento que acredite debidamente el domicilio (pago de tributos, contrato de alquiler, facturas de servicios públicos), guardando copias de todos los documentos presentados.

Tratándose de personas jurídicas extranjeras, presentar original del documento legal que acredite su existencia, visado por el consulado correspondiente, así como de su representante legal, en el que se ostente tal carácter, y en caso de ser ésta también de nacionalidad extranjera, original de su pasaporte con visa vigente, debiéndose conservar copias de todos los documentos citados.

5.3 APODERADOS

En caso de que las transacciones las efectúe un apoderado, los Sujetos Obligados exigirán a éste la presentación del original del poder general (vía escribano público), donde especifique sus facultades.

Se debe identificar al apoderado con los siguientes documentos:

a) certificado de incorporación a la entidad.

b) el (los) nombre (s) y dirección (es) del (los) beneficiario (s) y/o persona (s) que haya (n) otorgado el poder al (los) firmante (s) para actuar en su representación.

c) documentos de constitución de la entidad, en caso de ser personas jurídicas.

d) copias autenticadas de cualquier poder legal otorgado por la entidad, en caso de ser personas jurídicas.

e) documentación apropiadamente firmada que explique la naturaleza de la entidad, en caso de ser persona jurídica.

ARTICULO 6

MONITOREO CONTINUO DE OPERACIONES

Los Sujetos Obligados deberán prestar especial atención a todas las operaciones complejas e inusuales; se examinarán los antecedentes y fines de dichas operaciones, y sus conclusiones, plasmar por escrito y estar a disposición de las autoridades competentes.

ARTICULO 7

OPERACIONES INUSUALES Y SOSPECHOSAS

A través del Oficial de Cumplimiento, los sujetos obligados deberán examinar las transacciones consideradas inusuales o sospechosas, y abrirán expedientes que podrán constar en documentos, medios magnéticos o cualquier otro dispositivo electrónico, asignándoles números que servirán de identificación para trámites posteriores. En el expediente se conservará toda la documentación de soporte.

ARTICULO 8

REPORTE DE OPERACIONES INUSUALES Y SOSPECHOSAS

Se deberá considerar como límite mínimo para reportar Operaciones Inusuales o Sospechosas, lo establecido en el artículo 4º del presente Anexo, sea en un solo acto o por la reiteración de hechos diversos vinculados entre sí. A los efectos de determinar el límite señalado, se deberá tomar en cuenta aquellas operaciones vinculadas entre sí, que individualmente no hayan alcanzado el monto mínimo establecido, pero que en su conjunto, alcancen o excedan dicho importe.

Los Sujetos Obligados deberán comunicar inmediatamente a la SEPRELAD y a la Superintendencia de Seguros, cualquier hecho u operación, independientemente a su monto, respecto a las cuales exista algún indicio o sospecha de que estén relacionados con operaciones de lavado de dinero.

La información requerida debe ser enviada en el formato de Reporte de Operaciones Inusuales y Sospechosas a través de sus oficiales de cumplimiento, en el plazo establecido en el presente reglamento.

Los Sujetos Obligados y sus empleados no deberán advertir a sus clientes del trabajo de investigación que realicen, aun cuando hayan puesto en conocimiento de las autoridades competentes informaciones relacionadas con éstos.

Los Sujetos Obligados que durante el respectivo mes no hayan determinado la existencia de transacciones inusuales o sospechosas, deben informar por medio del oficial de cumplimiento o quien haga sus veces, a la SEPRELAD y a la Superintendencia de Seguros, dentro de los 10 (diez) primeros días del mes siguiente. Igualmente, deberán reportar inmediatamente sobre las operaciones que hayan rechazado, argumentando los motivos que dieron lugar a su no aceptación.

ARTICULO 9

PROCEDIMIENTO DE REPORTE

Para la realización del reporte de Operación Inusual o Sospechosa, se seguirá el siguiente procedimiento:

a) Los funcionarios o empleados del Sujeto Obligado que detecten una transacción inusual deberán, de manera inmediata, poner en conocimiento al Oficial de Cumplimiento o a quien haga sus veces, utilizando los canales y procedimientos que internamente se establezcan.

b) El Oficial de Cumplimiento o quien haga sus veces, será el encargado de analizar si la transacción inusual tiene el carácter de sospechosa, en un plazo no mayor de 10 (diez) días corridos a partir de que tenga conocimiento de dicha transacción, y una vez transcurrido el plazo indicado, anotará en el expediente de identificación del cliente sus observaciones y las del funcionario o empleado que detectó la operación.

c) Dentro de estos 10 (diez) días corridos siguientes a la anotación relacionada en el literal anterior, el Oficial de Cumplimiento notificará la operación inusual o sospechosa a la UAF dependiente de la SEPRELAD y a la Superintendencia de Seguros, en los formularios establecidos para el efecto, acompañando la documentación que en los mismos se indica.

d) El Oficial de Cumplimiento agregará al expediente respectivo, copia del formulario de reporte.

ARTICULO 10

MANTENIMIENTO DE REGISTROS

DE OPERACIONES

Los Sujetos Obligados deberán conservar por lo menos durante 5 (cinco) años tras la conclusión de la operación, todos los documentos necesarios sobre las transacciones realizadas, tanto nacionales como internacionales, que les permitan cumplir rápidamente con las solicitudes de información de las autoridades competentes. Esos documentos deberán permitir reconstruir las diferentes transacciones (incluida las cantidad y tipo de moneda utilizado) con el fin de proporcionar, si fuera necesario, las pruebas en caso de procesos por conductas delictivas. Se conservará al menos durante 5 (cinco) años después de haberse cerrado la cuenta, el expediente de identificación del Cliente.

Los registros de las operaciones realizadas por los Sujetos Obligados, deberán ordenarse de acuerdo a un sistema adecuado de archivo, en documentos, medios magnéticos o cualquier otro dispositivo electrónico, y deberán conservarse copias de seguridad.

En caso de fusión de Sujetos Obligados, en los términos de la Ley Nº 827/96 «De Seguros», la absorbente o nueva empresa debe garantizar la continuidad en el cumplimiento de esta disposición.

En caso de liquidación de los Sujetos Obligados, corresponde al liquidador adoptar las medidas legales para garantizar el archivo y protección de estos documentos.

Los Sujetos Obligados deberán informar a la Superintendencia de Seguros sobre la destrucción de los registros, por haber transcurrido el plazo establecido, como mínimo con 1 (un) mes calendario de anticipación a la fecha en que ésta se llevará a cabo.

Los apoderados o representantes de los Sujetos Obligados deben estar habilitados conforme a la legislación vigente del seguro, mantener registros de sus actuaciones en nombre de la entidad mandante y remitir una copia de éstos a la misma, delimitando su responsabilidad en cada caso.

Si la relación de mandato se extingue, el Sujeto Obligado es el responsable de mantener la integridad de los registros de las operaciones que el representante haya presentado o realizado en su nombre.

ARTICULO 11

DESIGNACION DE OFICIALES

DE CUMPLIMIENTO

El Directorio o el órgano de dirección superior de los Sujetos Obligados deberán designar, en un plazo de 30 (treinta) días corridos contados a partir de la vigencia de éste reglamento, funcionarios de nivel gerencial a los que se denominarán Oficiales de Cumplimiento, proporcionándole de una adecuada estructura administrativa de apoyo al efecto.

Los Oficiales de Cumplimiento deberán dedicarse con exclusividad a la observancia de sus funciones y serán el enlace entre la Superintendencia de Seguros, la UAF dependiente de la SEPRELAD y el Sujeto Obligado, y por su medio se canalizarán las solicitudes de información y comunicaciones de las transacciones que detecten como sospechosas de ilicitud.

El nombramiento o confirmación de los Oficiales de Cumplimiento deberá ser actualizado y comunicado a la SEPRELAD y a la Superintendencia de Seguros, tan pronto como se produzca alguna novedad al respecto, adjuntando el curriculum vitae del funcionario designado o acreditado.

ARTICULO 12

FUNCIONES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

Son funciones del Oficial de Cumplimiento:

a. Vigilar el cumplimiento de todos los aspectos mencionados en las leyes, reglamentos y aquellos que determine la propia entidad, referidos a la prevención del Lavado de Dinero o Bienes

b. Proponer al Sujeto Obligado los programas, normas, procedimientos y controles internos que se deberán adoptar, desarrollar y ejecutar, para evitar el uso indebido de sus servicios y productos en actividades de Lavado de Dinero o Bienes.

c. Mantener informado al personal del Sujeto Obligado sobre todas las disposiciones legales y reglamentarias, así como los procedimientos internos existentes en materia de prevención y detección del Lavado de Dinero o Bienes.

d. Coordinar con otras instancias de la entidad, la implementación de los programas, normas, procedimientos y controles internos y velar porque los mismos se cumplan.

e. Preparar y documentar la información que deba remitirse a la SEPRELAD y la Superintendencia de Seguros.

f. Presentar informes al Directorio u órgano de dirección superior del Sujeto Obligado, cuanto menos trimestralmente, en los cuales debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos:

f.1) las políticas y programas desarrollados para cumplir su función y los resultados de la gestión realizada.

f.2) las políticas y programas adoptados para la actualización de la información de los Clientes y el avance que se haya logrado sobre el tema en cada uno de los productos y servicios ofrecidos por la entidad.

f.3) la efectividad de los mecanismos e instrumentos de control, así como las medidas adoptadas para corregir las fallas.

f.4) los casos específicos de incumplimiento por parte de los funcionarios de la entidad, así como los resultados de las ordenes impartidas por el Directorio o Apoderado en este campo.

f.5) los correctivos que considere necesarios, incluidas las propuestas de actualización o mejora de los mecanismos e instrumentos de protección.

g. Participar en el desarrollo de programas internos de instrucción y capacitación.

h. Proponer al Directorio u órgano de dirección superior del Sujeto Obligado, la actualización del manual de procedimientos y velar por su divulgación a todos los funcionarios de la entidad.

i. Mantener una relación de trabajo estrecha y directa con los liquidadores de siniestros, de manera a controlar sus actuaciones y evitar fraudes o errores eventuales de los mismos.

ARTICULO 13

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Los Sujetos Obligados deberán enviar a la Superintendencia de Seguros, a más tardar 3 (tres) meses después de la vigencia de éste Reglamento, un Manual de Procedimientos que contenga los programas, normas, procedimientos y controles internos, debidamente aprobados por su Directorio u órgano de dirección superior, los cuales deberán ser puestos a conocimiento de todo su personal.

El manual deberá contener órdenes y procedimientos claros e inequívocos sobre la forma como deben operar los mecanismos necesarios para la prevención y control del lavado de dinero o bienes, e incluir, cuando menos, los siguientes aspectos:

a) Los criterios y las bases para considerar las operaciones como inusuales o sospechosas, conforme a las leyes y reglamentos vigentes.

b) Descripción de la metodología de confirmación y actualización de la información de los clientes, indicando los niveles o cargos responsables de su ejecución.

c) Los sistemas de capacitación y otros instrumentos diseñados para el mismo propósito, incluida la forma de evaluación y cubrimiento de las deficiencias.

d) Las funciones, responsabilidades y facultades de los administradores y demás funcionarios de la entidad responsable del cumplimiento de las normas legales e internas en materia de prevención del Lavado de Dinero o Bienes.

e) Funciones y nivel de responsabilidad del Oficial de Cumplimiento dentro de la entidad.

f) Funciones de supervisión de la auditoria interna, para aquellos Sujetos Obligados que cuenten con dicha área.

g) Procedimientos coordinados de control y canales de comunicación entre la oficina principal y sus sucursales y agencias, e instancias de reporte y consulta entre el Oficial de Cumplimiento y todas las dependencias de la institución.

h) Los plazos o términos en los cuales cada funcionario de la entidad debe cumplir, según las responsabilidades propias del cargo, cada uno de los mecanismos e instrumentos de prevención y control del Lavado de Dinero o Bienes.

i) Procedimientos de conservación de documentos.

j) Desarrollo de los demás elementos con que cuenta la entidad para protegerse del Lavado de Dinero o Bienes.

k) El proceso a seguir para atender los requerimientos de información por parte de las autoridades competentes.

El manual de procedimientos debe ser actualizado de manera tal que incluya siempre los nuevos productos o servicios que ofrezcan y debe ser puesto a conocimiento de todas las dependencias del Sujeto Obligado, dejando evidencia escrita de su recepción y lectura por todos sus funcionarios o empleados.

Cada funcionario de la entidad que tenga responsabilidades en el tema de prevención del Lavado de

Dinero y Bienes, debe conocer el manual, dejando constancia de ello mediante su firma respectiva.

Cuando haya cambios en los programas, normas, procedimientos y controles internos referidos, los Sujetos Obligados deberán poner a conocimiento de la Superintendencia de Seguros, en un plazo no mayor de 10 (diez) días después de su aprobación.

ARTICULO 14

PROGRAMAS CONTRA EL LAVADO DE DINERO O BIENES

La responsabilidad de desarrollar, implementar, monitorear y mantener un programa contra el Lavado de Dinero y Bienes deberá recaer en los niveles administrativos más altos del Sujeto Obligado.

Estos deberán recabar información de cumplimiento, incluyendo leyes y regulaciones nacionales y extranjeras, de organizaciones gubernamentales y privadas.

Los programas contra el lavado de dinero deberán incluir como mínimo:

1. El nombramiento de las personas responsables de nivel de dirección y los procedimientos adecuados de selección de empleados para asegurar que ésta se realiza de acuerdo a criterios exigentes.

2. Un programa continúo de formación de los empleados. Capacitación del personal sobre controles antilavado a través de pasos que comuniquen en forma efectiva los parámetros y procedimientos a todos los empleados y agentes. Ello puede incluir programas de capacitación o la distribución de publicaciones o material electrónico que explique en forma práctica lo que exige la ley y las reglamentaciones vigentes.

3. Los Sujetos Obligados que cuenten con auditoria interna, deberán incluir como un programa específico de ésta, los mecanismos tendientes a verificar y evaluar la efectividad y el cumplimiento de los programas, normas y procedimientos para la prevención y detección del Lavado de Dinero o Bienes, basados en procedimientos de auditoria generalmente aceptados.

Los resultados de su gestión deben ser informados al oficial de cumplimiento de la entidad, quién se encargará de evaluarlos y efectuar el seguimiento respectivo con el fin de procurar la adopción de mecanismos de corrección necesarios.

Asimismo, cuando contraten auditoria externa, deberá estipularse en el contrato que suscriban que en el dictamen correspondiente, se emita opinión acerca del cumplimiento de lo dispuesto en la ley vigente sobre prevención del Lavado de Dinero o Bienes y en los reglamentos.

ARTICULO 15

CAPACITACION Y DIFUSION

Los Sujetos Obligados desarrollarán programas de capacitación y difusión al personal responsable de la aplicación del presente reglamento y a los nuevos empleados, expidiendo las constancias correspondientes.

ARTICULO 16

CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS

Los funcionarios y empleados de los Sujetos Obligados deberán dar cumplimiento a las leyes, reglamentos, programas, normas y procedimientos vigentes, en lo relacionado a la prevención del Lavado de Dinero o Bienes.

ARTICULO 17

RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD

Los funcionarios de la Superintendencia de Seguros, los empleados, funcionarios, miembros de directorios y auditores externos de los Sujetos Obligados, y los intermediarios del seguro, deberán mantener la más absoluta reserva respecto a los reportes referidos anteriormente, absteniéndose de dar cualquier información al respecto a personas distintas de las autoridades legales competentes previstas

ARTICULO 18

SANCIONES

Cuando la Superintendencia de Seguros detecte una infracción a las disposiciones de las leyes y reglamentos vigentes, excepto que sea considerada de carácter muy leve, generará el procedimiento del sumario administrativo. En consecuencia se dictará la resolución que en derecho corresponda.

Si en el sumario administrativo instruido por la Superintendencia de Seguros se comprueba la infracción, los Sujetos Obligados serán sancionados conforme se evalúe la gravedad del hecho.

Las sanciones que se impongan a los Sujetos Obligados no los eximen de cumplir con la obligación omitida que hubiere dado lugar a la sanción, en el plazo que para el efecto se fije en la resolución respectiva.

ARTICULO 19

VIGENCIA

El presente reglamento entrará en vigencia el 1º de julio de 2.005

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