RESOLUCION 095-031/2024

Visto: El Expediente Digital identificado como CA/N° 2571/2024, recepcionado en la Secretaría del Consejo de Administración, en fecha 11 de noviembre de 2024, el cual contiene la Nota Interna PR/GP/N° 000285/2024, de fecha 05 de noviembre de 2024, del Gabinete de Presidencia, por la que se eleva a consideración de la Máxima Autoridad, la solicitud de autorización presentada por la Gerencia de Prestaciones Económicas del Seguro Social, para la emisión de resoluciones en formato digital y su guarda en el sistema DataScan; y Considerando: Que, por Nota Interna PR/GPE/N° 36/2024, de fecha 19 de junio de 2024, identificado como Expediente NOT-6424-2024-000014, la Gerencia de Prestaciones Económicas del Seguro Social, solicitó sean impresos los trámites administrativos a fin de que las resoluciones de concesión de beneficios de corto y largo plazo (P.I.G.P.E.D.A.J.) emanadas de la Gerencia sean archivadas y resguardadas en el Sistema DataScan administrado por la Secretaría General; Que, la Ley N° 6.562/2020, “DE LA REDUCCIÓN DE LA UTILIZACIÓN DE PAPEL EN LA GESTIÓN PÚBLICA Y SU REEMPLAZO POR EL FORMATO DIGITAL”, en su Artículo 1° establece: “El objetivo de la presente ley es reducir el uso del papel en cualquier gestión pública y reemplazarlo por el formato digital, que deberá quedar registrado, tramitado o gestionado en línea...”; Que, el Decreto N° 4.845/2021, de fecha 12 de febrero de 2021, “POR LA CUAL SE REGLAMENTA LA LEY N° 6562/2020, DE LA REDUCCIÓN DE LA UTILIZACIÓN DE PAPEL EN LA GESTIÓN PÚBLICA Y SU REEMPLAZO POR EL FORMATO DIGITAL”, en su CAPÍTULO I “DISPOSICIONES GENERALES”, en su Art. 2° “Alcance” establece: “Las disposiciones del presente decreto son de aplicación obligatoria para todos los sujetos alcanzados por el Artículo 1° de la Ley, citados a continuación: a) Administración central, organismos descentralizados y entidades autárquicas...”; Que, por Resolución C.A. N° 040-001/2014, de fecha 08 de mayo de 2014 “POR LA QUE SE APRUEBA EL REGLAMENTO DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Y SE DEJA SIN EFECTO LA RESOLUCIÓN C.A. N° 086-020/2004, DE FECHA 10 DE NOVIEMBRE DE 2004 “APROBAR EL REGLAMENTO DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL, QUE FORMA PARTE DE LA PRESENTE RESOLUCIÓN...”. El Capítulo III del Reglamento de Producción Documental; TEMA VI: RESOLUCIONES: “Reglamenta los procedimientos y los criterios relacionados a la preparación, emisión, utilización y distribución de las Resoluciones de la Institución...”; Que, por Resolución C.A. N° 036-011/2017, de fecha 30 de mayo de 2017, “POR LA QUE SE APRUEBA LA ACTUALIZACIÓN DEL RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN Y FIRMAS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN EL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL Y LA MATRIZ DE CLASIFICACIONES DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES”, en su Artículo 3°) resolvió: “Establecer que la Presidencia del Instituto podrá delegar la firma de los documentos institucionales conforme a la Matriz de Documentos Institucionales del Cuadro B del Anexo 1 de la presente Resolución. En los casos mencionados en el cuadro B como conjunta, las firmas deberán ser con las dependencias afectadas”; ANEXO 1 MATRIZ DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES CON RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN Y FIRMAS A: DOCUMENTOS CON FIRMA INDELEGABLE DE LA PRESIDENCIA DOCUMENTOS INDIVIDUAL CONJUNTA Resoluciones que otorgan o deniegan beneficios económicos de corto y largo plazo financiados por el fondo común de Jubilaciones y Pensiones conforme Art. 4°, Resolución C.A. N° 102-025/2014 Con el Gerente de Prestaciones Económicas de Seguro Social y el Director de Jubilaciones ANEXO 2 B: DOCUMENTOS INSTITUCIONALES CON FIRMAS DELEGADAS POR LA PRESIDENCIA EN LAS GERENCIAS, DIRECCIONES Y/O DEPARTAMENTOS SECTOR GERENCIA DE PRESTACIONES ECONÓMICAS DEL SEGURO SOCIAL DELEGADO DOCUMENTOS CONJUNTA CON Gerente de Prestaciones Económicas del Seguro Social Resoluciones que otorgan o deniegan beneficios económicos de corto o largo plazo financiados por el fondo común de jubilaciones y pensiones, acorde a las reglamentaciones y procedimientos vigentes en la materia.

Con el Director del área Gerente de Prestaciones Económicas del Seguro Social Resoluciones que otorgan o deniegan beneficios económicos de corto o largo plazo financiados por el fondo común de jubilaciones y pensiones, acorde a las reglamentaciones y procedimientos vigentes en la materia. Con el Director del área Que, el Art. 7° de la Resolución C.A. N° 036-011/2017, de fecha 30 de mayo de 2017, “POR LA QUE SE APRUEBA LA ACTUALIZACIÓN DEL RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN Y FIRMAS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN EL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL Y LA MATRIZ DE CLASIFICACIONES DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES”, refiere: “Establecer la utilización del correo electrónico institucional como medio de comunicación interna de las dependencias del Instituto, en relación a la operatividad de las mismas, dentro del ámbito de su competencia”; Que, por Resolución C.A. N° 058-012/2017, de fecha 22 de agosto de 2017, el Consejo de Administración del IPS, aprobó el nuevo reglamento de concesión de beneficios a corto plazo (subsidios) otorgados por el Seguro Social, estableciendo los nuevos procedimientos electrónicos a ser implementados y ejecutados a partir del 01 de octubre de 2017; Que, por Resolución C.A. N° 068-008/2018, de fecha 04 de octubre de 2018, se aprobó en carácter de Plan Piloto, por un plazo de 06 (seis) meses, con vigencia al 31 de diciembre de 2018, la aplicación informática “SOLICITUD DE JUBILACIÓN ON LINE”, con el objeto de permitir la tramitación, electrónica de la Jubilación de Retiro por Vejez de los asegurados cotizantes del Seguro General Obligatorio; Que, por Resolución C.A. N° 035-032/2019, de fecha 23 de julio de 2019, se aprobó en carácter definitivo, la aplicación informática “SOLICITUD DE JUBILACIÓN ON LINE”, poniendo a disposición de los asegurados dicha herramienta; Que, por Resolución C.A. N° 083-035/2023, de fecha 13 de diciembre de 2023, “POR LA QUE SE APRUEBA EL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL PARA EL PERÍODO 2023 - 2028 (PEI 2023 - 2028)”, en su Anexo Punto 5. Marco Estratégico, 5.5. Objetivos Estratégicos, Eje: 3 Innovación Tecnológica y Optimización de la Gestión Estratégica y Administrativa; dispone: “4. Innovar las tecnologías de información, comunicación y ciberseguridad: Se centra en impulsar el desarrollo y la adopción de tecnologías avanzadas para mejorar la seguridad y la comunicación buscando soluciones tecnológicas más efectivas...”; Que, por Ley N° 6.822/2021, “DE LOS SERVICIOS DE CONFIANZA PARA LAS TRANSACCIONES ELECTRÓNICAS, DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO Y LOS DOCUMENTOS TRANSMISIBLES ELECTRÓNICOS”, en su SECCIÓN VIII Firma Electrónica Artículo 39° “Efectos Jurídicos y Admisibilidad de la Firma Electrónica”, refiere: “1. No se negara efecto jurídico ni admisibilidad en procedimientos privados, judiciales y administrativos a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificadas. 2. Una firma electrónica cualificada tiene un efectos jurídico equivalente al de una firma manuscrita...”. Por su parte el Artículo 41° expresa: “La presente ley se aplica al uso de la firma electrónica en el seno de las administraciones públicas, sus organismos públicos y las entidades dependientes o vinculadas a las mismas y en las relaciones que mantengan aquellas y estos entre sí o con particulares. Las Administraciones Publicas, con el objeto de salvaguardar las garantías de cada procedimiento, pueden establecer condiciones adicionales a la utilización de la firma electrónica en los procedimientos...”;

Que, por su parte, el Artículo 62° de la Ley N° 6.822/2021, en su TÍTULO TERCERO -“DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS”, Sección I Documentos Electrónico, refiere: “1. No se negara efectos jurídicos ni admisibilidad en procedimientos privados, judiciales y administrativos a un documento electrónico por el mero hecho de estar en formato electrónico...”. Y en el Artículo 66° habla de la Conservación de los documentos electrónicos: “1: Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho mediante la conservación del documentos electrónico, siempre que se cumplan las condiciones siguientes: a) Que la información que contenga sea accesible para su ulterior consulta. b) Que el documento electrónico sea conservado con el formato en que se haya generado, enviado o recibido o con algún formato que sea demostrable que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida. c) Que se conserva, de haber alguno, todo dato que permita determinar el origen y el destino del documento, y la fecha y la hora en que fue enviado o recibido...”; Que, la Sección II Envió y recepción de los documentos electrónicos, en su Artículo 69° “Atribución de los Documentos Electrónicos” dispone: “1. Un documento electrónico proviene del remitente si ha sido enviado por el propio remitente. 2. En las relaciones entre el remitente y el destinatario, se entenderá que un documento electrónico proviene del remitente si ha sido enviado: a) Por alguna persona facultada para actuar en nombre del remitente respecto de ese documento electrónico; o, b) Por un sistema de información programado por el remitente o en su nombre para que opere automáticamente. 3. En las relaciones entre el remitente y el destinatario, el destinatario tendrá derecho a considerar que un documento electrónico proviene del remitente y a actuar en consecuencia cuando: a) Para comprobar que el documento electrónico provenía del remitente, el destinatario haya aplicado adecuadamente un procedimiento aceptado previamente por el remitente con ese fin;...”; Que, por Ley N° 6.822/2021, “DE LOS SERVICIOS DE CONFIANZA PARA LAS TRANSACCIONES ELECTRÓNICAS, DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO Y LOS DOCUMENTOS TRANSMISIBLES ELECTRÓNICOS” en su TÍTULO SEXTO DISPOSICIONES FINALES, Artículo 101° “De las Resoluciones Administrativas o Judiciales” expresa: “En las resoluciones administrativas o judiciales, la firma electrónica cualificada del funcionario pertinente en un documento electrónico es suficiente para garantizar la identidad del signatario, la autenticidad de la firma y la integridad del contenido del documento. En consecuencia, se prescinde de la refrenda del fedatario correspondiente, cuya función es suplida por el proceso de validación cualificado de firmas electrónicas cualificadas”; Que, por Dictamen DIJ/DDC/N° 111/2024, de fecha 06 de marzo de 2024, el Departamento de Dictámenes y Contratos, de la Dirección Jurídica, concluyó: “...esta Dirección Jurídica, concluye que la implementación de dicha ley en los procedimientos administrativos del Instituto de Previsión Social (IPS) es factible, siempre y cuando se cumplan con los requisitos y condiciones establecidos en la normativa... En cambio, en el caso de los funcionarios que ocupan cargo en Alta Gerencia y que deban firmar documentos tales como: contratos resoluciones, certificados de deudas y todo documentos de contenido sensible se requerirá contar confirma electrónica cualificada...”; Que, por Providencia de fecha 09 de setiembre de 2024, la Dirección de Tecnología de la Información y de las Comunicaciones, del Instituto de Previsión Social, manifestó cuanto sigue: “…nuestra infraestructura técnica cuenta con la capacidad necesaria para el almacenamiento seguro y eficiente de los documentos que se levanten al sistema, asegurando la integridad y disponibilidad de la información resguardada en todo momento”;

Que, por Nota Interna PR/SG/N° 0110/2024, de fecha 04 de octubre de 2024, la Secretaría General, expresó su parecer favorable a la solicitud de la Gerencia de Prestaciones Económicas del Seguro Social, considerando que se cumplen las condiciones técnicas necesarias para proceder con la indexación, publicación y almacenamiento de las resoluciones digitales; Que, la utilización de documentos digitales se fundamenta en la necesidad de modernizar y optimizar los procesos administrativos, mejorando la eficiencia, la accesibilidad y la sostenibilidad. Los documentos digitales permiten un almacenamiento más seguro y económico, facilitando la búsqueda y recuperación de información, y reduce significativamente el uso de papel, contribuyendo a la protección del medio ambiente. Además, el uso de herramientas digitales garantiza la integridad, la trazabilidad y la confidencialidad de los datos, cumpliendo con los estándares legales y de seguridad requerida en la gestión documental, de esta manera se da cumplimiento a la Política Nacional y al Plan Estratégico Institucional; Que, por Dictamen DIJ/DDC/N° 781/2024, de fecha 17 de octubre de 2024, el Departamento de Dictámenes y Contratos, de la Dirección Jurídica, concluyó: “Por lo tanto, esta Dirección Jurídica concluye que resulta viable la emisión de disposiciones resolutivas en formato digital, siempre que la gerencia de prestaciones económicas del seguro social y sus direcciones hagan uso de la firma electrónica cualificada y cumplan con los estándares de seguridad establecidos por la normativa vigente. Este procedimiento resulta plenamente factible desde el punto de vista legal, conforme a la Ley N° 6822/2021 y su Decreto Reglamentario...”; Por tanto, en uso de sus atribuciones; EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL Resuelve:

1°) Autorizar a la Gerencia de Prestaciones Económicas del Seguro Social, a emitir resoluciones en formato digital en los tramites de beneficios y prestaciones otorgados en el ámbito de su competencia y su guarda en el Sistema DataScan administrado por la Secretaría General.

2°) Autorizar a la Gerencia de Prestaciones Económicas del Seguro Social, a la Dirección de Administración de Jubilaciones y Dirección de Riesgo Laboral y Subsidios, a la utilización de la firma electrónica cualificada para la emisión de las resoluciones en formato digital.

3°) Autorizar a la Secretaría General a la indexación, publicación y guarda de las resoluciones digitales emitidas por la Gerencia de Prestaciones Económicas del Seguro Social, conforme a los procedimientos técnicos utilizados por la Sección Resoluciones Institucionales dependiente del Departamento de Gestión de Documentos de la Secretaria General.

4°) Disponer que las resoluciones digitales emitidas por la Gerencia de Prestaciones Económicas del Seguro Social, sean elaboradas conforme a lo establecido en el Capítulo III del Reglamento de Producción Documental; TEMA VI: RESOLUCIONES, de la Resolución C.A. N° 040-001/2014, de fecha 08 de mayo de 2014, “POR LA QUE SE APRUEBA EL REGLAMENTO DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Y SE DEJA SIN EFECTO LA RESOLUCIÓN C.A. N° 086-020/2004, DE FECHA 10 DE NOVIEMBRE DE 2004”.

5°) Establecer que las transferencias de las resoluciones digitales emitidas por la Gerencia de Prestaciones Económicas del Seguro Social se realizaran desde el correo oficial resoluciones-gpe@ips.gov.py al correo electrónico sg_dataScan@ips.gov.py administrado por la Secretaria General. La Gerencia de Prestaciones Económicas del Seguro Social, deberá informar por escrito a la Secretaría General los datos del funcionario o funcionaria responsable de gestionar dicha comunicación.

6°) Encomendar a la Dirección de Tecnología de la Información y de las Comunicaciones, el desarrollo de mejoras en la seguridad en el Sistema DataScan, en función de las necesidades que indique la Secretaría General, durante el proceso de transferencia, indexación, publicación y guarda de las resoluciones digitales.

7°) Disponer que la Gerencia de Prestaciones Económicas del Seguro Social, informe a la Secretaría General, sobre las dependencias a las que enviarán las notificaciones de las resoluciones digitales indexadas.

8°) Establecer que el Gabinete de Presidencia, es el responsable de la integridad del expediente físico y su coherencia con la versión digital registrada para el tratamiento por parte del Consejo de Administración.

9°) Comunicar a quienes corresponda y archivar.