RESOLUCION 1662/2006

Vista: La disposición contenida en el inciso d) y c) del Art. 5 de la Ley 2157/03, que establece que el Incoop es la autoridad de aplicación de la legislación cooperativa, con potestad de dictar resoluciones de carácter general y particular, en concordancia a las disposiciones legales vigentes sobre actos administrativos que regulan la materia y Considerando: Que resulta necesario regular la registración de los datos contenidos tanto en los libros sociales como contables utilizados por los distintos estamentos de una Cooperativa, Central, Federación o Confederación sean estos Consejo de Administración, Organismos Auxiliares, Junta de Vigilancia y Órgano Electoral si lo hubiere, como lo establece el Art. 48 del Decreto Reglamentario N° 14052/96. Que el artículo mencionado establece solamente que la contabilidad será llevada en idioma castellano y a su vez en su última parte condiciona «Todos los libros que adopte incluyendo los de registros sociales, deberán estar rubricados por el Incoop a fin de que merezcan fe en juicio, toda vez que sus anotaciones se realicen con puntualidad y estén ajustadas a las normas técnicas de la materia». Que ni la Ley 438/94 de Cooperativas ni el Decreto Reglamentario N° 14052/96 contienen disposición específica alguna relativa a la forma de registración de los libros contables citados en el cuerpo regulatorio en cuestión, así como tampoco de los libros sociales exigidos en los Estatutos Sociales de las Cooperativas. Que resulta necesaria la reglamentación de la tenencia de libros sociales y la teneduría de libros contables de manera a unificar en base a dichos procedimientos las registraciones que realizan las entidades cooperativas en cumplimiento de las disposiciones legales respectivas de tal forma a establecer normas de cumplimiento obligatorio por parte de las mismas en oportunidad de ser verificadas y/o exigidas por la autoridad de aplicación y/u otros organismos vinculantes. Que aspectos relacionados a la rúbrica de los libros obligatorios y auxiliares están contemplados en la Ley 2457/03 (Art. 5°, inc. j), así como en el Art. 48 del Decreto Reglamentario 14052/96 y en la Resolución Incoop N° 07/03 «Por la cual se establecen normas para la rúbrica de libros de registros sociales y contables». Por tanto, a mérito de las consideraciones expuestas presentemente y de conformidad con las atribuciones establecidas en la Ley 2157/03, en gestión ordinaria de fecha 20 de junio del presente año, según Acta N° 134/06, el Consejo Directivo del Instituto Nacional de Cooperativismo Resuelve: De Los Libros Sociales

Artículo 1° - Disponer que los libros sociales utilizados por las entidades cooperativas deberán estar rubricados por el Incoop y ser llevados en idioma castellano, debiendo asentarse las sesiones cronológicamente, coincidentemente con la foliación y sin interlineaciones, raspaduras, enmiendas ni espacios en blanco, de conformidad con los requerimientos que forman parte de la presente resolución.

Art. 2° - Establecer que a fin de uniformar la redacción de actas del Consejo de Administración de la Junta de Vigilancia del Tribunal Electoral y de los comités auxiliares, deberán adecuarse a los siguientes lineamientos:

Iniciar mencionando lugar, día, hora, local y miembros presentes, presencia de otros dirigentes si la hubiere y haciendo constar quién ejerce la presidencia. Debe hacerse referencia a los ausentes, indicando si han enviado aviso.

Habilitar el libro de asistencia debidamente rubricado por el Incoop, al mencionar en el acta a los presentes deberá decirse... «cuyas firmas constan en el libro de asistencia a las reuniones, página...»

Presentar para su aprobación el orden del día a ser tratado en la sesión.

Considerar como primer punto, la lectura y consideración del acta de la sesión anterior. Es imprescindible dejar constancia de la aprobación o de las observaciones que se formulen. En caso de disidencias, que no fueron asentadas por discrepancias entre los dirigentes, el o los afectados tienen que demostrar con una nota de denuncia dirigida a la Junta de Vigilancia.

Mencionar todos los asuntos considerados y la resolución recaída en cada uno de ellos.

Iniciar cada asunto con un título que se destaque, enunciándolo con las mismas palabras con que figura en el orden del día.

Salvar los errores que eventualmente pudieran deslizarse en la redacción del acta mediante el siguiente procedimiento: 1) El texto erróneo debe encerrarse entre paréntesis, haciendo la salvedad correspondiente con la frase: «lo expuesto entre paréntesis NO VALE», 2) El texto correcto debe subrayarse haciendo la salvedad correspondiente con la frase «lo subrayado VALE», firmándose nuevamente respecto a lo observado.

Dar cumplimiento a las disposiciones legal (Art. 66 de la Ley 438/94) y estatutaria firmando las actas todos los asistentes.

Art. 3° - Disponer que para estandarizar la redacción de actas de asambleas, las cooperativas deberán adecuarse a las pautas siguientes:

Iniciar mencionando: número de acta, clase de asamblea, lugar, día, hora y local.

Consignar en el acta la nómina de los asociados presentes, discriminándose los integrantes del Consejo de Administración y de la Junta de Vigilancia, agregando a continuación de la nómina la frase «... cuyos nombres, apellidos y firmas constan en el libro de asistencia a asambleas de folio.... a folio...»...///...

Los asociados deben firmar el libro de asistencia a asambleas. En el acta debe constar la nómina de los asociados presentes, la hora establecida en la convocatoria para iniciar la asamblea y la hora en que se inicia, así como el artículo del estatuto donde está previsto el tiempo de tolerancia para la iniciación....///...

Hacer constar la lectura íntegra del orden del día.

Desarrollar los asuntos considerados y las resoluciones recaídas en ellos en el acta con el mismo ordenamiento que guardan en el orden del día. El Art. 59° del Decreto Reglamentario, in fine, establece que una vez iniciada la asamblea no podrá alterarse el orden del día.

Transcribir íntegramente en el acta los documentos que se consideran en la asamblea. Ello puede evitarse si ya está transcripto en otro libro, mediante la referencia o remisión al libro y folio correspondientes.

Mencionar todos los asuntos considerados y la resolución recaída en cada uno de ellos.

Indicar los asociados que emitieron opinión en cada asunto, resumiendo brevemente los puntos de vista expuestos cuando la importancia del tema lo justifique.

Art. 4° - Registrar expresamente en el acta respectiva cuando se detectan extravíos, sustracciones o daños de las hojas rubricadas por el Incoop. Estas observaciones deberán estar firmadas por los responsables de la elaboración del documento.

Art. 5° - Disponer que todos los libros sociales forman parte del historial de la Cooperativa, consecuentemente no podrán ser destruidos.

Art. 6° - Ordenar que todos los órganos directivos cuenten con el libro de asistencia a las sesiones, que deberán estar debidamente rubricados por el Incoop.

De los Libros Contables

Art. 7° - Disponer que los libros y registros contables utilizados por las entidades cooperativas deberán estar rubricados por el Incoop y ser llevados en idioma castellano, debiendo asentarse las operaciones contables cronológicamente, coincidentemente con la foliación y sin interlineaciones, transportes al margen, raspaduras, enmiendas ni espacios en blanco, de conformidad con los requerimientos que forman parte de la presente resolución.

Art. 8° - Establecer el uso obligatorio de los siguientes libros:

Inventario.

Diario.

Balance de Sumas y Saldos

Mayor.

Las rectificaciones a estos libros deben efectuarse únicamente mediante el correspondiente contraasiento.

8.1. Libro Inventario

Este libro debe contener la trascripción del Balance General y Cuadro de Resultados con detalle analítico de la totalidad de las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio neto, para lo cual se registran en él:

La situación patrimonial al iniciar las operaciones, con indicación y valorización del Activo y Pasivo;

La situación patrimonial y los resultados que correspondan a la finalización de cada ejercicio, con el Cuadro de Resultados (pérdidas y excedentes) y;

En este libro se deberá consignar el detalle del inventario cuando el mismo no figure en otros registros. Cuando por su volumen o complejidad, el detalle íntegro de la composición de una cuenta determinada no pueda hacerse constar en este libro, esta circunstancia debe estar señalada en forma precisa y mencionando el registro auxiliar en que este detalle consta, el cual deberá asimismo estar suscripto por las autoridades de acuerdo al Art. 10° de esta Resolución.

8.2. Libro Diario

Se utiliza el sistema de la «Partida Doble» debiendo asentarse en forma detallada las operaciones diarias según el orden cronológico en que se ha efectuado, indicando claramente en cada caso el deudor y acreedor y su posterior verificación (Debe = Haber), explicando claramente el alcance de cada asiento.

De adoptar la cooperativa el sistema de registración mensual en el libro Diario, indefectiblemente deberá utilizar los libros Caja y Banco, debidamente rubricados.

Si la cooperativa utiliza los libros IVA-Compra e IVA-Ventas debidamente rubricados, no precisa transcribir íntegramente las operaciones gravadas por este impuesto-comprobante por comprobante en el Diario, debiendo indicar con precisión el origen de estos datos. Caso contrario, indefectiblemente las operaciones de compra y venta deben ser registradas en el Diario por cada comprobante emitido.

Art. 9° - Disponer que todos los libros contables y registros auxiliares habilitados y utilizados deberán ser conservados por cinco años como mínimo, contados a partir de la fecha en que la información contable de cierre de ejercicios sea presentada oficialmente al Incoop. Durante el mismo lapso se conservarán en forma ordenada los comprobantes que respaldan las registraciones contables, asegurando el acceso a los mismos en cualquier momento en que la Autoridad de Aplicación lo crea conveniente.

Art. 10 - Fijar que todos los contables y registros auxiliares habilitados y utilizados estén firmados por los representantes legales y el gerente, cuando la entidad cuente con este personal.

Art. 11 - Determinar la periodicidad mínima para la transcripción de los hechos contables, en los libros rubricados por la Autoridad de Aplicación de acuerdo a los siguientes plazos:

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Art. 12 - Establecer que a más de los libros sociales y contables indicados precedentemente el Incoop rubricará también los libros IVA-Compra, IVA-Venta. Cualquier otro libro que adopte la Cooperativa será rubricado por los respectivos entes contralores que ejercen estas competencias en el ámbito de sus respectivas normas legales (registro de sueldos y empleados de vacaciones, de farmacias, etc.).

Art. 13 - Establecer como límite tolerable para el atraso en las registraciones de los libros rubricados por la Autoridad de Aplicación los siguiente plazos. (Ver cuadro)

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Art. 14 - Disponer que la detección del incumplimiento de cualquiera de las disposiciones contenidas en esta Resolución, será considerada infracción a la misma y en consecuencia será pasibles de las sanciones y medidas que el Incoop considere aplicables a cada caso, de acuerdo a las normas del derecho cooperativo.

Art. 15 - Establecer que en ningún caso los libros contables y sociales podrán ser sacados del local de la Cooperativa, saldo que exista disposición de las autoridades judiciales, policiales y administrativas competentes.

Art. 16 - Disponer la vigencia de la presente resolución a partir del día 5 de julio de 2006.

Art. 17 - Difundir en el Sector Cooperativo y cumplida archivar.