RESOLUCION 004-031/2023

Visto: El Expediente Digital identificado como CA/ N° 82/2023, recepcionado en la Secretaria del Consejo de Administración, en fecha 13 de enero de 2023, el cual contiene la Providencia de la Gerencia de Administrativa y Financiera que remitió el Memorando DCP/DCT/N° 08/2023, de fecha 10 de enero de 2023, del Departamento de Contabilidad de la Dirección de Contabilidad y Presupuesto, por el que se eleva a consideración de la Máxima Autoridad, la solicitud de aprobación de la autorización de habilitación de Cajas chicas, que guarda relación con el Decreto N° 3648/2009 “POR EL CUAL SE AUTORIZA LA UTILIZACIÓN DEL FONDO FIJO O CAJA CHICA, AL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS U OTROS GASTOS FINANCIADOS CON RECURSOS PROPIOS DE LA TESORERÍA INSTITUCIONAL DE LA CITADA ENTIDAD”, La Ley N° 1535/99 “DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO”, el Decreto N° 8127/2000 “POR EL CUAL SE ESTABLECEN LAS DISPOSICIONES LEGALES Y ADMINISTRATIVAS QUE REGLAMENTAN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA LEY N° 1535/99”, la Ley N° 2051/2003 “DE CONTRATACIONES PÚBLICAS”, y su Decreto Reglamentario N° 21909/2003; y Considerando: La Ley N° 7050 “QUE APRUEBA EL PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIÓN PARA EL EJERCICIO FISCAL 2023”; Que la Alerta Epidemiológica N° 01/2023, de Ministerio de Salud Publica publicada en 09 de enero del corriente año indica que existe un aumento de los brotes de chikungunya en el territorio nacional; Que por tanto, el Instituto de Previsión Social, insta a sostener, fortalecer las acciones de prevención y control, así como la asistencia y repuesta médica e integral a asegurados en todas las sedes del instituto a nivel nacional; Que, el Art. 35° de la Ley N° 2051/2003 “De Contrataciones Públicas”, expresa que con el fin de dar celeridad a los procedimientos Administrativos cuando se trate de erogaciones que por su cuantía y naturaleza no necesiten ajustarse a los procedimientos previstos en esta Ley, los Organismos, las Entidades y las Municipales podrán realizar adquisiciones y contratación de servicios de consumo o prestación inmediata con carga a sus respectivos Fondos Fijos si el monto total de cada operación no excede de 20 jornales mínimos diarios; Que, por Nota C.G.R. N° 3754/04, la Contraloría General de la República, ha manifestado que “...las mismas no pueden quedar desabastecidas de recursos para compras menores por las funciones delicadas que realizan, y que pueden, en un momento determinado, solucionar problemas urgentes de los asegurados...”; Que, la descentralización de los procesos de utilización de recursos menores elimina la burocracia administrativa para la obtención urgente de fondos, destinados a las adquisiciones de bienes y contratación de servicios de consumo o prestación inmediata y de necesidad urgente para las diversas dependencias de la Institución; Que, la Ley N° 98/92, en su Art. 6° establece que la Administración del Instituto estará a cargo de un Consejo de Administración supervisado por el Estado, el que estará integrado por el presidente del Instituto y los miembros designados por el Poder Ejecutivo, determinándose de este modo la constitución de la Máxima Autoridad institucional;

Que, el Consejo de Administración, merced a la Resolución C.A. 041-003/05, de fecha 07 de junio de 2005, “POR LA QUE SE AUTORIZA EL SISTEMA DE ADQUISICIONES Y PAGOS DENTRO DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL”, ha resuelto aprobar el sistema de compras vía administrativa “...(Inc. d) Con Fondo Fijo: para aquellas adquisiciones menores de acuerdo con lo establecido en el artículo 35° de la Ley 2051/2003, “que dice que el total de cada operación será de hasta 20 Jornales mínimos” y determinando además, la delegación expresa en la Presidencia de la Institución de la facultad de habilitación y reglamentación de cada Fondo Fijo o Caja Chica la que deberá ser materializada mediante Resoluciones P.I. (Presidencia de la Institución); Por tanto, en uso de sus atribuciones; EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL Resuelve:

1°) Autorizar la utilización de un Fondo Fijo o Caja Chica para el mes enero 2023, a las dependencias médicas del Hospital Central, Hospitales Área Central y Hospitales del Área Interior, en Gastos Prioritarios que serán Imputados en el Objeto de Gasto N° 350 Sub-Objeto de Gastos N° 352 y N° 358 exclusivamente.

a. Dentro de esta modalidad, se podrán realizar adquisiciones de bienes, consumo o prestación inmediata, siempre que el monto total de cada operación no exceda de 20 jornales mínimos diarios;

b. Los fondos de Caja Chica no podrán ser utilizados para pagar cuentas de compras correspondientes a meses anteriores al de la concesión, adquirir Activos Fijos o Bienes para constituir inventarios;

c. Los comprobantes recibidos por las adquisiciones o pagos de bienes deberán ser por Operaciones al Contado y ajustarse a las leyes y reglamentaciones vigentes;

d. Se establece como fecha tope de presentación de rendición de gastos prioritarios el 27 de enero del 2023, en forma excepcional; si fuese sábado, domingo o feriado la presentación pasara al primer día hábil, si la rendición presentare observaciones, será devuelta a la dependencia afectada, para que la misma proceda su corrección en un plazo no mayor de 48 horas;

2°) Prohibir fraccionar o subdividir el monto del costo de las adquisiciones y/o pagos de bienes y contratación de servicios con la intención de eludir los tipos de procedimientos establecidos para las adquisiciones en la Ley N° 2051/2003, “De Contrataciones Públicas” debiendo en todo momento el responsable de la Utilización y manejo de las Cajas Chicas ajustarse a los montos topes previstos para cada operación.

3°) Establecer que el funcionario responsable por la utilización y manejo de las cajas chicas deberá rendir cuenta de los gastos realizados a la Sección Rendición de Gastos del Departamento de Contabilidad del Instituto, que verificará lo establecido en la presente Resolución. La Rendición estará constituida, por los documentos originales que cumplan con los requisitos exigidos por las disposiciones legales y reglamentación vigentes; que respalden las operaciones realizadas y que sirvan de base para el registro contable y la Ejecución Presupuestaria.

4°) Establecer que la Rendición de Cuentas contará con todas las documentaciones requeridas en tiempo y forma a la Sección Rendición de Gastos del Departamento de Contabilidad y deberá contar con los siguientes documentos:

a) Acta de Compromiso Anexo A.

b) Nota de Movimiento de Caja.

c) Planilla Anexo D Imputación Presupuestaria (detalle de los sub-objeto de gastos utilizados).

d) Facturas de los gastos efectuados.

e) Hojas de Pedido, Notas o planillas según el tipo de gasto, como documentos respaldatorios.

Si no hubiere movimiento de gastos en el mes se presentará de igual manera a la Sección Rendición de Gastos la Nota con el último Movimiento de efectivo firmada por el responsable del Fondos;

El saldo en efectivo que no haya sido utilizado durante el mes deberá ser depositado en las cuentas individuales Banco Continental S.A.E.C.A. al momento de la presentación de la rendición de cada mes;

5°) Establecer que las Rendiciones de Cuentas deberán ser avaladas por los respectivos documentos probatorios de pagos y realizadas en la Sección de Rendición de Gastos dependiente del Departamento de Contabilidad conforme a los formularios a los que hacen alusión en el artículos 6° de la presente Resolución.

6°) Disponer que la utilización del Fondo Fijo o Caja Chica será conforme lo establecido en la Resolución C.A. N° 007-048/2022, de fecha 08 de febrero del 2022, “Normas de Uso de Fondo Fijo - Caja Chica, de Conformidad a las reglamentaciones legales Vigentes-Anexo II”.

7°) Habilitar fondos de Caja Chica y asignar montos a ser administrados por los responsables de cada dependencia, conforme al Anexo 1, el cual se encuentra refrendado por la Secretaria del Consejo de Administración y las Áreas Técnicas respectivas que consta de 05 (cinco) fojas y se adjunta a la presente Resolución.

8°) Responsabilizar a las máximas autoridades de cada dependencia nombradas en el artículo precedente, como también así a las autoridades que lo sustituyan, de la correcta utilización y manejo de la correspondiente caja chica.

9°) Autorizar a la Dirección de Contabilidad y Presupuesto a realizar los procedimientos tendientes al pago y a la Dirección de Tesorería a los desembolsos de los fondos, de conformidad al marco legal vigente.

10) Encomendar a la Auditoría Interna de la Institución, la realización de los controles pertinentes para el cumplimiento de lo establecido en la presente Resolución. Para este fin, la Sección Rendición de Gastos podrá realizar las consultas vinculantes que considere necesarias para el cumplimiento óptimo de los términos de la presente Resolución.

11) Establecer que la Gerencia Administrativa y Financiera y la Dirección de Contabilidad y Presupuesto, son las responsables de la integridad del expediente físico y su coherencia con la versión digital registrada para el tratamiento por parte del Consejo de Administración.

12) Comunicar a quienes corresponda y archivar.

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