RESOLUCION 007-006/2024

Visto: El Expediente Digital identificado como CA/N° 196/2024, recepcionado en la Secretaria del Consejo de Administración, en fecha 01 de febrero de 2024, el cual contiene la Nota Interna PR/GAF/N° 53/2024, de fecha 26 de enero de 2024, de la Gerencia Administrativa y Financiera, por la que se eleva a consideración de la Máxima Autoridad, el Proyecto de Resolución “POR LA QUE SE REGLAMENTAN LOS PROCESOS EJECUTADOS POR LA SECCIÓN REGISTRO Y ARCHIVO, DEPENDIENTE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS, DE LA DIRECCIÓN DE APORTE OBRERO PATRONAL”; y Considerando: Que, ante la detección de errores en los registros del Instituto al momento de procesar las solicitudes de jubilaciones, pensiones” y/o estados de cuentas de aportes de asegurados, la Dirección de Administración de Jubilaciones, a través del Sistema de Beneficio a largo Plazo (SBELAP), solicitó a la Dirección, de Aporte Obrero Patronal, para que a través de la Sección Registro y Archivo, se ejecute procesos de: “Actualización de datos del Asegurado, Unificación de IDE asegurado, Doble registro de cotizante general extranjero, Corrección de Barra de Nacimiento, Aclaración de Número de Seguro y de Inserción de Datos”; Que, asimismo, la Sección Registro y Archivos, recibe y procesa solicitudes ingresadas a través del Correo Institucional, registro-aop@ips.gov.py y servicios-aop@ips.gov.py; Que, la intervención de la Sección Registro y Archivo, en los procesos de Inserción de Datos, Actualización y Cambio de Estado del Asegurado, Unificación de ID del Asegurado y corrección de barra de nacimiento, es producto del acceso que posee la Sección al Sistema Informático REI/SAOP y a los ARCHIVOS que tiene bajo su guarda como ser los documentos respaldatorios de inscripción patronal y/o asegurados (reseñas biográficas, reseñitas biográfica, libros de registros, tarjeta índice, ficha de inscripción patronal, entre otros); que consisten en documentaciones fundamentales para los trámites de jubilación, pensión y/o estado de cuenta de aportes de los asegurados; Que, históricamente las solicitudes de procesos requeridos por la Dirección de Administración de Jubilaciones, se realizaban vía Memorando, y esta burocracia representaba un retraso significativo en el procesamiento de los mismos, por lo cual de mutuo acuerdo con la Dirección de Administración de Jubilaciones, se implementó la habilitación del acceso al Sistema SBELAP a través de la bandeja “Código 7.000” que corresponde al Departamento de Servicios, y Únicamente por este medio se informen, adjunten los documentos requeridos y según el caso se realicen los procesos de: “Inserción de Datos, Actualización y Cambio de Estado del Asegurado, Unificación de IDE del Asegurado y corrección de barra de nacimiento en el Sistema de Aporte Obrero Patronal (SAOP)”; Que, actualmente, no se cuenta con reglamentación y/o procedimiento referente a los procesos efectuados en el Sistema de Aporte Obrero Patronal (SAOP), realizados por la Sección Registro y Archivo, requeridos a través de Sistema de Beneficio a largo Plazo (SBELAP) y Correo Institucional registro-aop@ips.gov.py y servicios-aop@ips.gov.py;

Que, conforme verificaciones se visualizan algunas diferencias entre los datos obrantes en las documentaciones de respaldo (Reseñas Biográficas, Tarjetas Índices Alfabéticos y/o Libro de Entradas), con la identidad de los asegurados como nombres, localidad y/o lugar de nacimiento, sin detectarse registros de homonimias, por lo que a través de la Auditoría Interna, del Departamento de Auditoría Especializada y Forense, mediante Nota Interna AI/DEF/N° 70/2019, en su Informe Final A.I. N° 036/2019, encomendó a la Dirección de Aporte Obrero Patronal, cuanto sigue: “...en caso de dudas respecto a datos de identidad de asegurados, realizar las investigaciones pertinentes a través de los Convenios Interinstitucionales, como el acceso al “Sistema de Intercambio de Información” el cual tiene por objeto compartir información administrativa, en el marco de lo establecido en la Resolución C.A. N° 009-029/2015, “Por la que se aprueba la suscripción del Convenio marco entre la Secretaría Nacional de Tecnologías de la Información y Comunicación (SENATICS) y el IPS, y una vez corroborados los datos proveídos por las Instituciones autorizadas para el efecto, solicitar el visto bueno a la Dirección para proceder al cambio correspondiente, a fin de agilizar los trámites y dar continuidad a los procesos...”; Que, una vez culminado el registro correspondiente, la Sección Registro y Archivos, deberá proseguir los trámites dando cumplimiento a lo establecido Resolución PR/GAF/N° 15/2021, de fecha 04 de junio de 2021, “POR LA QUE SE APRUEBA EL PROCEDIMIENTO INTERNO PARA IDENTIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS QUE RESPALDAN PROCESOS DE LAS SECCIONES QUE CONFORMAN EL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE AOP” en conformidad a los requerimientos establecidos en el Anexo de la presente resolución; Que, la Ley N° 4.679/2012, en su Art. 18° establece cuanto sigue: “...Utilización de medios electrónicos: Los trámites y actuaciones que conforman los procedimientos administrativos previstos en la presente Ley, así como los actos y medidas administrativos que en virtud de la misma se dicten o dispongan, podrán realizarse por medios electrónicos. Su validez jurídica y su valor probatorio serán idénticos a los de las actuaciones administrativas que se tramiten por medios convencionales...”; Que, en virtud a lo expuesto, surge la necesidad de establecer una normativa para la implementación de los procesos ejecutados por la Sección Registro y Archivo, del Departamento de Servicios, dependiente de la Dirección de Aporte Obrero Patronal; Que, por Dictamen Jurídico DIJ/DDC/N° 18/2024, de fecha 15 de enero de 2024, el Departamento de Dictámenes y Contratos, de la Dirección Jurídica, concluyó cuanto sigue: “Por lo tanto, teniendo en cuenta la información presentada y la necesidad de una reglamentación institucional para los procedimientos detallados, se recomienda la aprobación del Proyecto de Resolución. Esta aprobación permitirá a la Dirección de Aporte Obrero Patronal continuar mejorando sus servicios y cumplir con su misión de manera más efectiva. En ese sentido, se sugiere elevar el proyecto de Resolución, “POR LA QUE SE REGLAMENTA LOS PROCESOS REALIZADOS POR LA SECCIÓN REGISTRO Y ARCHIVO DEPENDIENTE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE LA DIRECCIÓN DE APORTE OBRERO PATRONAL”, a conocimiento y consideración de la Máxima Autoridad, para que en uso de sus atribuciones legales así lo autorice”; Que, el Consejo de Administración tiene facultades, deberes y obligaciones conforme reza el Art. 13° de la Ley N° 98/92 - Facultades, Deberes y Responsabilidades del Consejo de Administración - en su Inc. b) faculta: “...Dictar y reformar reglamentos internos del Instituto...”; Por tanto, en uso de sus atribuciones; EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN SOCIAL Resuelve:

1°) Aprobar la reglamentación de los Procesos realizados por la Sección Registro y Archivo, dependiente del Departamento de Servicios, de la Dirección de Aporte Obrero Patronal, conforme al Anexo I, el cual se encuentra refrendado por la Secretaria Interina del Consejo de Administración y las Áreas Técnicas respectivas, que consta de 04 (cuatro) fojas y se adjunta a la presente Resolución.

2°) Aprobar el Formulario de Inserción de datos, Actualización y Cambio de Estado del Asegurado, en el sistema informático SAOP, conforme al Anexo II, el cual se encuentra refrendado por la Secretaria Interina del Consejo de Administración y las Áreas Técnicas respectivas, que consta de 01 (una) foja y se adjunta a la presente resolución; y la Unificación de IDE del Asegurado, en el sistema informático SAOP, conforme al Anexo III, el cual se encuentra refrendado por la Secretaria Interina del Consejo de Administración y las Áreas Técnicas respectivas, que consta de 01 (una) foja y se adjunta a la presente resolución.

3°) Ratificar los procesos y actuaciones realizadas por la Sección Registro y Archivo, dependiente del Departamento de Servicios, de la Dirección de Aporte Obrero Patronal, a la fecha de la presente Resolución.

4°) Establecer que la Gerencia Administrativa y Financiera, es la responsable de la integridad del expediente físico y su coherencia con la versión digital registrada para el tratamiento por parte del Consejo de Administración.

5°) Comunicar a quienes corresponda y archivar.

[imagen]